Cómo configurar un mensaje «Out of Office» en Outlook: Guía paso a paso

La vida laboral puede ser agitada y, a veces, necesitamos tomarnos un tiempo libre. Cuando no estás disponible para responder correos electrónicos, es importante informar a tus colegas y clientes que estás fuera de la oficina y cuándo estarás de regreso. En este artículo, aprenderás cómo configurar un mensaje «Out of Office» (fuera de la oficina) en Microsoft Outlook de forma rápida y fácil.

Introducción al mensaje «Out of Office» en Outlook

Un mensaje «Out of Office» es una respuesta automática que se envía a las personas que te envían un correo electrónico mientras estás fuera de la oficina. Este mensaje les informa que no estás disponible y cuándo pueden esperar una respuesta de tu parte. Configurar un mensaje «Out of Office» en Outlook es fácil y puedes hacerlo en diferentes versiones de la plataforma, como Outlook para PC, Mac y la aplicación móvil.

Configurar un mensaje «Out of Office» en Outlook para PC

Sigue estos pasos para configurar un mensaje «Out of Office» en Outlook para PC:

  1. Abre Microsoft Outlook en tu computadora.
  2. Haz clic en la pestaña «Archivo» en la esquina superior izquierda de la ventana.
  3. En la pantalla «Información», haz clic en el botón «Respuestas automáticas (Fuera de la oficina)».
  4. Selecciona la opción «Enviar respuestas automáticas» y establece el intervalo de fechas y horas en las que deseas que se active el mensaje «Out of Office».
  5. Escribe tu mensaje de respuesta automática en el cuadro de texto. Puedes configurar mensajes diferentes para las personas dentro y fuera de tu organización.
  6. Haz clic en «Aceptar» para guardar los cambios y activar tu mensaje «Out of Office».

Configurar un mensaje «Out of Office» en Outlook para Mac

Para configurar un mensaje «Out of Office» en Outlook para Mac, sigue estos pasos:

  1. Abre Microsoft Outlook en tu Mac.
  2. Haz clic en «Outlook» en la barra de menú y selecciona «Preferencias».
  3. En el panel de preferencias, haz clic en «Cuentas».
  4. Selecciona tu cuenta de correo electrónico y haz clic en «Respuestas automáticas».
  5. Marca la casilla «Enviar respuestas automáticas» y establece el intervalo de fechas y horas en las que deseas que se active el mensaje «Out of Office».
  6. Escribe tu mensaje de respuesta automática en el cuadro de texto.
  7. Haz clic en «Aceptar» para guardar los cambios y activar tu mensaje «Out of Office».

Configurar un mensaje «Out of Office» en Outlook en la aplicación móvil

Aquí hay una guía para configurar un mensaje «Out of Office» en Outlook utilizando la aplicación móvil para Android o iOS:

  1. Abre la aplicación Outlook en tu dispositivo móvil.
  2. Toca el ícono de menú (tres líneas horizontales) en la esquina superior izquierda de la pantalla.
  3. Desplázate hacia abajo y toca el ícono de engranaje para acceder a la pantalla de configuración.
  4. Selecciona la cuenta de correo electrónico en la que deseas configurar el mensaje «Out of Office».
  5. Toca «Respuesta automática» o «Respuestas automáticas» en la sección «Correo» de la pantalla de configuración de la cuenta.
  6. Activa el interruptor de respuesta automática y establece el intervalo de fechas y horas en las que deseas que se active el mensaje «Out of Office».
  7. Escribe tu mensaje de respuesta automática en el cuadro de texto.
  8. Toca «Listo» o «Guardar» para guardar los cambios y activar tu mensaje «Out of Office».

Consejos adicionales para un mensaje «Out of Office» efectivo

Para que tu mensaje «Out of Office» sea realmente efectivo y útil, considera los siguientes consejos:

  • claro y conciso en tu mensaje. Informa a las personas cuándo estarás de regreso y cuándo pueden esperar una respuesta de tu parte.
  • Si es posible, proporciona información de contacto alternativa en caso de que el remitente necesite asistencia inmediata.
  • Puedes incluir información adicional en tu mensaje, como proyectos en los que estás trabajando, para que los remitentes sepan si sus correos electrónicos están relacionados con tus responsabilidades actuales.
  • Asegúrate de actualizar tu mensaje «Out of Office» cuando regreses a la oficina para que las personas sepan que estás disponible nuevamente.

En resumen, configurar un mensaje «Out of Office» en Microsoft Outlook es un proceso fácil y rápido que te permite mantener informados a tus colegas y clientes cuando no estás disponible para responder correos electrónicos. Con las instrucciones proporcionadas en este artículo, podrás configurar tu mensaje «Out of Office» en Outlook para PC, Mac y la aplicación móvil.

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