Crear un workflow en HubSpot te permite automatizar tareas repetitivas, mejorar el seguimiento de tus contactos y conseguir que diferentes procesos de marketing, ventas y atención al cliente funcionen prácticamente solos.
Si utilizas HubSpot habitualmente, aprender a configurar correctamente los flujos de trabajo automatizados puede ahorrarte muchas horas de trabajo manual y reducir considerablemente los errores provocados por tareas repetitivas.
En esta guía aprenderás cómo crear un workflow en HubSpot paso a paso, desde la elección del tipo de automatización hasta la configuración de los desencadenantes, las acciones y la activación definitiva.
¿Qué es un workflow en HubSpot? 🤖
Un workflow de HubSpot es una secuencia automatizada de acciones que se ejecuta cuando un contacto, empresa, negocio, ticket u otro registro cumple determinadas condiciones.
Por ejemplo, puedes crear un workflow que envíe automáticamente un correo electrónico cuando una persona complete un formulario, cambie una propiedad del contacto y posteriormente cree una tarea para un comercial.
También puedes utilizarlos para actualizar propiedades, enviar notificaciones internas, asignar propietarios, crear registros, añadir retrasos, crear tareas o dividir la automatización mediante diferentes ramas condicionales.
La principal ventaja es que puedes convertir procesos que anteriormente necesitaban intervención humana en automatizaciones permanentes que funcionan utilizando la información almacenada en tu CRM.
Puedes conocer con más detalle esta funcionalidad desde la documentación oficial para crear workflows en HubSpot.
Requisitos para crear workflows en HubSpot 🔐
Antes de empezar debes comprobar que tu suscripción de HubSpot incluye la herramienta de workflows, ya que su disponibilidad depende del producto y del plan contratado.
Generalmente encontrarás las funcionalidades completas de workflows en diferentes versiones Professional y Enterprise de Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Data Hub, Smart CRM y otros productos compatibles.
También necesitarás disponer de los permisos adecuados dentro de tu cuenta para crear, editar, publicar o gestionar estas automatizaciones.
Tabla resumen para crear un workflow en HubSpot
| Paso | Acción | Objetivo |
|---|---|---|
| 1 | Entrar en Workflows | Acceder a las automatizaciones |
| 2 | Crear un workflow | Iniciar una nueva automatización |
| 3 | Elegir el tipo | Determinar qué registros se automatizan |
| 4 | Configurar el desencadenante | Definir cuándo comienza |
| 5 | Añadir acciones | Automatizar tareas |
| 6 | Configurar ramas y retrasos | Personalizar el recorrido |
| 7 | Revisar el workflow | Detectar posibles errores |
| 8 | Activar | Poner la automatización en funcionamiento |
| 9 | Analizar el historial | Comprobar resultados |
Cómo crear un workflow en HubSpot paso a paso ⚙️
La configuración puede variar ligeramente según tu suscripción y la interfaz disponible en tu cuenta, pero el procedimiento general para crear un workflow desde cero es muy similar.
- Accede a tu cuenta de HubSpot y abre la sección Más > Automatización > Workflows, aunque en algunas cuentas podrás entrar directamente desde Automatización > Workflows.
- Pulsa Crear workflow en la zona superior de la página para comenzar una nueva automatización.
- Selecciona si quieres crear el workflow utilizando IA, una plantilla o desde cero, dependiendo del proceso que quieras automatizar y del nivel de personalización necesario.
- Si decides comenzar desde cero, selecciona el tipo de registro sobre el que quieres trabajar, como contactos, empresas, negocios, tickets u otros objetos disponibles.
- Configura el desencadenante de inscripción, que será la condición encargada de determinar qué registros entrarán automáticamente en el workflow.
- Establece criterios concretos utilizando propiedades y filtros, como fase del ciclo de vida, envío de formularios, propiedades del contacto, actividad, fechas o información relacionada con otros registros.
- Añade la primera acción pulsando el botón correspondiente del editor y selecciona qué debe hacer automáticamente HubSpot cuando el registro llegue hasta ese punto.
- Continúa incorporando acciones como enviar comunicaciones, crear tareas, actualizar propiedades, establecer retrasos, enviar notificaciones internas o crear nuevos registros según las necesidades de tu proceso.
- Utiliza ramas condicionales cuando necesites que determinados contactos sigan recorridos diferentes dependiendo de sus propiedades, comportamiento o cualquier otra condición disponible.
- Revisa cuidadosamente el workflow, comprueba las opciones relacionadas con la inscripción, reinscripción y desinscripción y asegúrate de que los registros adecuados recorrerán la automatización.
- Realiza las pruebas disponibles antes de publicarlo para comprobar que las acciones se ejecutan en el orden correcto y evitar que una configuración incorrecta afecte a contactos reales.
- Cuando hayas terminado la configuración, pulsa la opción correspondiente para activar o publicar el workflow y revisa las opciones finales de inscripción antes de confirmar.
Cómo configurar los desencadenantes de un workflow 🎯
El desencadenante de inscripción es uno de los elementos más importantes porque determina exactamente qué registros comienzan el recorrido automatizado.
Puedes establecer condiciones basadas en propiedades del CRM para conseguir, por ejemplo, que únicamente entren los contactos cuya fase del ciclo de vida sea Cliente o aquellos que hayan enviado determinado formulario.
HubSpot también permite crear workflows con otros métodos de inscripción, incluyendo procesos iniciados manualmente o mediante una programación, dependiendo del tipo de workflow y de las funcionalidades disponibles.
Si necesitas crear automatizaciones más precisas, puedes revisar cómo funcionan los desencadenantes de inscripción de HubSpot antes de publicar el workflow.
Qué acciones puedes añadir a un workflow 🔧
Las acciones del workflow indican qué debe ocurrir después de que un registro entre en la automatización y son las que realmente permiten construir procesos complejos.
Una automatización de marketing sencilla podría comenzar después del envío de un formulario, esperar un determinado periodo de tiempo, enviar un correo electrónico y posteriormente actualizar una propiedad del contacto.
En ventas podrías utilizar un workflow para asignar automáticamente un nuevo lead a un vendedor, generar una tarea y enviar una notificación interna al equipo comercial.
También puedes utilizar workflows para crear determinados registros automáticamente, eliminando procesos administrativos que anteriormente tendrían que realizar manualmente los miembros de tu equipo.
Cómo utilizar retrasos en los workflows ⏱️
Los retrasos permiten detener temporalmente el recorrido de un contacto antes de ejecutar la siguiente acción.
Por ejemplo, puedes configurar que después de descargar un recurso el contacto espere dos días antes de recibir otra comunicación relacionada.
Esta funcionalidad resulta especialmente útil cuando estás creando secuencias de nutrición de leads, procesos comerciales o campañas que necesitan mantener cierta separación temporal entre diferentes acciones.
Cómo utilizar ramas condicionales 🌿
Las ramas permiten crear diferentes caminos dentro de un mismo workflow dependiendo de las características de cada registro.
Puedes comprobar, por ejemplo, si un contacto pertenece a una determinada industria y enviar a cada grupo hacia una secuencia diferente de acciones.
Utilizar ramas te permite crear workflows más personalizados sin necesidad de mantener numerosas automatizaciones independientes para situaciones muy similares.
Prueba el workflow antes de activarlo 🧪
Nunca deberías publicar una automatización compleja sin comprobar primero que los desencadenantes y acciones funcionan correctamente.
Un error aparentemente pequeño en los criterios de inscripción podría provocar que cientos o miles de contactos entren accidentalmente en un workflow.
Comprueba especialmente los correos electrónicos, actualizaciones de propiedades, retrasos, condiciones, ramas y acciones que modifican información del CRM.
También debes revisar si necesitas permitir la reinscripción, ya que esta configuración determina si un registro que ya pasó anteriormente por el workflow puede volver a entrar cuando cumpla nuevamente determinadas condiciones.
Cómo inscribir contactos manualmente 👤
Aunque normalmente utilizarás desencadenantes automáticos, HubSpot también permite inscribir determinados registros manualmente en workflows activos.
Esta función puede resultar útil cuando necesitas incorporar un contacto concreto a una automatización sin modificar sus reglas generales de entrada.
Puedes consultar el funcionamiento de la inscripción manual de registros en workflows para conocer las distintas posibilidades disponibles desde el CRM.
Revisa el rendimiento de tus workflows 📊
Después de activar tu workflow, no debes olvidarte de él porque revisar periódicamente su funcionamiento permite detectar errores y encontrar oportunidades para mejorar tus automatizaciones.
Desde el historial puedes analizar qué registros han entrado, qué acciones se han ejecutado correctamente y dónde se han producido posibles problemas durante el recorrido.
Esta información resulta especialmente importante en workflows complejos porque te permite comprobar exactamente qué recorrido siguió cada registro dentro de la automatización.
Consejos para crear mejores workflows en HubSpot 💡
Utiliza nombres descriptivos como “MKT – Formulario ebook – Nutrición de leads” en lugar de nombres genéricos como “Workflow 1”, ya que cuando tengas muchas automatizaciones será mucho más fácil encontrarlas.
Evita crear workflows innecesariamente complejos y divide los procesos cuando una automatización tenga demasiadas ramas, condiciones o acciones difíciles de mantener.
Comprueba siempre los criterios de inscripción antes de activar el workflow porque una condición demasiado amplia podría introducir muchos más registros de los esperados.
Documenta el objetivo de cada automatización y utiliza una estructura consistente para que cualquier miembro del equipo pueda entender rápidamente cómo funciona el workflow.
Revisa periódicamente las automatizaciones antiguas porque los procesos comerciales y de marketing cambian y un workflow que funcionaba perfectamente hace meses puede dejar de tener sentido.
Ejemplo práctico de workflow en HubSpot 🚀
Imagina que quieres automatizar el seguimiento de las personas que descargan un ebook desde tu página web para intentar convertirlas posteriormente en oportunidades comerciales.
Puedes configurar como desencadenante que el contacto haya enviado el formulario de descarga del ebook y después añadir diferentes acciones destinadas a nutrir ese lead.
El workflow podría enviar un correo de agradecimiento, esperar varios días, enviar contenido adicional, comprobar determinadas propiedades y finalmente avisar al departamento comercial cuando el contacto alcance los criterios definidos como lead cualificado.
De esta forma, HubSpot se encarga automáticamente de ejecutar un proceso que de manera manual consumiría mucho más tiempo y sería considerablemente más difícil de mantener.
Conclusión ✅
Aprender cómo crear un workflow en HubSpot es fundamental si quieres aprovechar realmente las capacidades de automatización que ofrece esta plataforma.
La clave está en comenzar definiendo claramente el objetivo, seleccionar correctamente los desencadenantes de inscripción, añadir únicamente las acciones necesarias y comprobar todo el recorrido antes de activar la automatización.
Una vez que domines los workflows podrás automatizar una gran cantidad de tareas relacionadas con marketing, ventas, atención al cliente y gestión del CRM, consiguiendo procesos más rápidos, consistentes y fáciles de escalar.