Si necesitas descargar la base de datos de HubSpot, puedes exportar la información almacenada en tu CRM para guardarla en tu ordenador, crear una copia de seguridad, analizarla en Excel o migrarla a otra plataforma.
HubSpot no funciona como una base de datos tradicional en la que descargas directamente un único archivo SQL, sino que organiza la información en diferentes objetos del CRM, como contactos, empresas, negocios, tickets y otros registros.
Por este motivo, dependiendo de lo que quieras conservar, puedes realizar una exportación de registros concretos o utilizar la función de copia de seguridad disponible en determinadas suscripciones de HubSpot.
📊 Resumen de las opciones para descargar datos de HubSpot
| Opción | Qué permite descargar | Formato habitual | Uso recomendado |
|---|---|---|---|
| Exportar contactos | Datos de contactos | CSV, XLS o XLSX | Copia de clientes y leads |
| Exportar empresas | Registros de empresas | CSV, XLS o XLSX | Guardar información empresarial |
| Exportar negocios | Oportunidades comerciales | CSV, XLS o XLSX | Analizar ventas |
| Exportar una vista | Registros filtrados | CSV, XLS o XLSX | Descargar únicamente ciertos datos |
| Exportar segmentos | Registros pertenecientes a un segmento | CSV, XLS o XLSX | Trabajar con grupos específicos |
| Copia de seguridad CRM | Varios objetos simultáneamente | Archivo descargable | Backup general del CRM |
🗄️ ¿Se puede descargar toda la base de datos de HubSpot?
En HubSpot puedes descargar gran parte de la información de tu cuenta, pero normalmente los datos están distribuidos entre contactos, empresas, negocios, tickets, productos, tareas, llamadas y otros objetos.
Si solamente quieres conservar tus clientes y leads, probablemente te bastará con exportar todos los contactos desde el CRM.
Si quieres guardar una copia más completa de la información comercial de tu empresa, puedes utilizar las opciones de copia de seguridad del CRM disponibles en determinados planes.
La copia de seguridad puede incluir objetos como contactos, empresas, negocios, tickets, productos, llamadas, conversaciones, tareas y objetos personalizados, aunque determinados datos asociados pueden requerir exportaciones adicionales.
Puedes acceder a tu cuenta desde el sitio oficial de HubSpot antes de comenzar el proceso.
👤 Cómo descargar la base de datos de contactos de HubSpot
Una de las exportaciones más habituales consiste en descargar todos los contactos almacenados en HubSpot para disponer de una copia externa de clientes, leads y suscriptores.
Sigue estos pasos:
- Accede a tu cuenta de HubSpot.
- En el menú principal, entra en CRM > Contactos.
- Abre la vista que contiene los registros que quieres descargar.
- Si quieres descargar toda la base de contactos, selecciona la vista Todos los contactos.
- Busca el botón Exportar situado en la zona superior de la tabla.
- Selecciona las propiedades que quieres incluir en el archivo.
- Elige el formato del archivo, como CSV, XLS o XLSX, cuando estas alternativas estén disponibles.
- Configura las opciones adicionales relacionadas con asociaciones o columnas.
- Pulsa Exportar para iniciar el proceso.
- Revisa tu correo electrónico y utiliza el enlace enviado por HubSpot para descargar el archivo generado.
HubSpot envía normalmente un enlace de descarga al correo asociado al usuario que realiza la exportación, por lo que debes asegurarte de tener acceso a esa cuenta de correo.
🏢 Cómo exportar empresas de HubSpot
Si utilizas HubSpot para gestionar clientes B2B, probablemente también quieras descargar la base de datos de empresas almacenada en el CRM.
El procedimiento es muy parecido al utilizado para los contactos:
- Entra en CRM > Empresas.
- Abre la vista Todas las empresas si quieres descargar todos los registros.
- Pulsa el botón Exportar.
- Selecciona las propiedades que quieres incluir.
- Elige el formato del archivo.
- Configura las asociaciones si necesitas relacionar empresas con otros registros.
- Confirma la exportación.
- Descarga el archivo desde el enlace recibido por correo electrónico.
Esta opción resulta especialmente útil si quieres trabajar posteriormente con tus datos en Microsoft Excel, Google Sheets, Power BI u otra herramienta de análisis.
💰 Cómo descargar los negocios de HubSpot
Los negocios de HubSpot contienen una parte especialmente importante de la base de datos si utilizas el CRM para gestionar oportunidades y procesos comerciales.
Para descargarlos:
- Accede a CRM > Negocios.
- Selecciona la vista que quieras exportar.
- Utiliza Todos los negocios para obtener el conjunto completo.
- Haz clic en Exportar o utiliza las opciones de exportación disponibles en la vista.
- Selecciona las propiedades necesarias.
- Confirma el formato de salida.
- Inicia la exportación.
El archivo resultante puede incluir información como el nombre del negocio, importe, etapa del pipeline, propietario, fechas y otras propiedades personalizadas que hayas decidido incluir.
🔎 Cómo descargar únicamente una parte de la base de datos
No siempre necesitas descargar todos los registros, ya que HubSpot te permite trabajar con vistas y filtros para crear exportaciones mucho más específicas.
Por ejemplo, puedes filtrar únicamente los contactos de España, los negocios cerrados durante el último año o las empresas asignadas a un determinado comercial.
El procedimiento básico consiste en:
- Entrar en el objeto correspondiente.
- Aplicar los filtros necesarios.
- Guardar o abrir la vista correspondiente.
- Comprobar que solamente aparecen los registros que quieres descargar.
- Pulsar Exportar.
- Seleccionar las propiedades necesarias.
- Descargar posteriormente el archivo generado.
Esta estrategia te permite obtener una base de datos mucho más manejable y evita almacenar información innecesaria.
📋 Cómo exportar un segmento de HubSpot
También puedes exportar registros pertenecientes a un segmento de HubSpot, una opción útil cuando has agrupado contactos o registros mediante determinados criterios.
Para hacerlo:
- Accede a CRM > Segmentos.
- Busca el segmento que quieres descargar.
- Abre sus opciones.
- Selecciona Exportar.
- Marca las propiedades que quieres incluir.
- Selecciona el formato del archivo.
- Confirma la exportación.
- Descarga posteriormente el archivo recibido.
Esta alternativa es especialmente práctica para crear archivos destinados a campañas, análisis comerciales o migraciones de datos concretas.
💾 Cómo hacer una copia de seguridad del CRM de HubSpot
Si tu objetivo no es simplemente descargar contactos sino conseguir una copia más amplia de tus datos, puedes comprobar si tu suscripción permite crear una copia de seguridad del CRM.
La función está pensada para mantener fuera de HubSpot una instantánea recuperable de determinados registros y valores de propiedades, lo que resulta útil ante eliminaciones o modificaciones accidentales.
Para utilizarla, revisa las opciones disponibles dentro de la configuración de datos y objetos de tu cuenta, ya que su disponibilidad depende del producto y de la suscripción contratada.
Puedes consultar también el Centro de ayuda oficial de HubSpot para localizar las opciones correspondientes a tu versión del CRM.
📁 Qué formato elegir al exportar HubSpot
El formato CSV suele ser la alternativa más recomendable cuando quieres migrar posteriormente los registros a otro CRM, una base de datos o una aplicación empresarial.
El formato XLSX resulta especialmente cómodo si quieres abrir directamente la información con Microsoft Excel y realizar filtros, fórmulas o análisis.
Antes de exportar miles de registros, conviene comprobar las columnas y propiedades incluidas para evitar generar archivos excesivamente grandes.
🔐 Ten cuidado con los datos descargados
Una exportación de HubSpot puede contener nombres, correos electrónicos, teléfonos, direcciones y otra información personal o comercial sensible, por lo que debes proteger adecuadamente los archivos.
Evita almacenarlos en carpetas públicas, dispositivos compartidos o servicios en la nube sin las medidas de seguridad y permisos adecuados.
Si trabajas con información personal de clientes europeos, también debes tener en cuenta las obligaciones aplicables en materia de protección de datos y RGPD.
🔄 Cada cuánto deberías descargar tu base de datos
La frecuencia adecuada dependerá de la cantidad de información nueva que genere tu empresa y de la importancia que tenga HubSpot dentro de tus procesos.
Si el CRM contiene información empresarial crítica, puedes establecer una rutina periódica para mantener copias externas actualizadas.
Una empresa con poca actividad podría realizar una exportación mensual, mientras que una organización con numerosos contactos y oportunidades podría necesitar copias más frecuentes.
✅ Conclusión
Saber cómo descargar la base de datos de HubSpot te permite mantener un mayor control sobre tus contactos, empresas, oportunidades y demás información almacenada en el CRM.
Para una descarga sencilla puedes utilizar las opciones de exportación de contactos, empresas, negocios, vistas o segmentos, seleccionando solamente las propiedades que realmente necesitas.
Si buscas una protección más completa, comprueba además las opciones de copia de seguridad del CRM disponibles en tu suscripción.
Con estas herramientas podrás guardar tus datos fuera de HubSpot, analizarlos con otras aplicaciones y disponer de una copia adicional de información esencial para tu negocio.