Si utilizas HubSpot para gestionar clientes, leads y oportunidades comerciales, saber cómo exportar contactos de HubSpot te permitirá guardar una copia de tus datos, analizarlos fuera del CRM o trasladarlos a otras herramientas.
La exportación de contactos es especialmente útil cuando quieres trabajar con tus registros en Excel, Google Sheets, otro CRM o una herramienta de email marketing.
HubSpot permite exportar los registros de contactos con sus propiedades actuales y, dependiendo de la configuración elegida, también puedes incluir asociaciones con empresas, negocios y otros registros relacionados.
En esta guía aprenderás cómo exportar contactos de HubSpot paso a paso, cómo seleccionar los datos que necesitas y qué debes revisar antes de descargar el archivo.
📋 Resumen para exportar contactos de HubSpot
| Paso | Acción |
|---|---|
| 1 | Entrar en HubSpot |
| 2 | Ir a CRM > Contactos |
| 3 | Seleccionar la vista que quieres exportar |
| 4 | Hacer clic en Exportar |
| 5 | Elegir el formato del archivo |
| 6 | Seleccionar propiedades y asociaciones |
| 7 | Iniciar la exportación |
| 8 | Descargar el archivo recibido |
🔐 Qué necesitas antes de exportar contactos
Antes de comenzar debes acceder a tu cuenta de HubSpot CRM con un usuario que tenga los permisos necesarios para realizar exportaciones.
HubSpot requiere que el usuario tenga permiso de exportación para poder descargar registros desde el CRM.
Si no aparece el botón para exportar contactos, es posible que el administrador de la cuenta haya limitado tus permisos de usuario.
En ese caso tendrás que solicitar al administrador de HubSpot que revise los permisos asociados a tu cuenta antes de continuar.
Puedes acceder directamente a la plataforma desde HubSpot e iniciar sesión con tus credenciales.
👥 Cómo exportar contactos de HubSpot
El procedimiento para exportar contactos desde HubSpot puede realizarse directamente desde la sección donde aparecen todos los registros de contactos.
Sigue estos pasos:
- Inicia sesión en HubSpot con la cuenta desde la que quieres descargar los contactos.
- En el menú principal entra en CRM > Contactos para abrir la base de datos de contactos.
- Abre la vista de contactos que quieres exportar o selecciona la vista que contiene todos los registros si quieres descargar la base completa.
- Utiliza los filtros disponibles si solamente quieres exportar determinados contactos.
- Haz clic en el botón Exportar situado en la zona superior de la tabla de contactos.
- Selecciona el formato de archivo que quieres utilizar para guardar los datos.
- Escribe un nombre para la exportación que te permita identificar fácilmente el archivo posteriormente.
- Selecciona el idioma de los encabezados de las columnas que aparecerán en el documento.
- Configura las propiedades y asociaciones que quieres incluir en la exportación.
- Haz clic finalmente en Exportar para comenzar a generar el archivo.
Una vez procesada la solicitud, HubSpot puede enviarte un enlace de descarga por correo electrónico para obtener el archivo generado.
🔎 Cómo exportar solamente algunos contactos
No siempre necesitas descargar la base de datos completa, ya que HubSpot permite trabajar con vistas y filtros antes de realizar la exportación.
Por ejemplo, puedes crear una vista que incluya solamente los contactos pertenecientes a una determinada empresa, país, propietario, etapa del ciclo de vida o fecha de creación.
Después de aplicar los filtros adecuados, solamente necesitas exportar esa vista filtrada para obtener un archivo con los registros que cumplen esas condiciones.
Esta opción resulta especialmente práctica cuando quieres preparar listas para análisis comerciales, migraciones, campañas o informes internos.
Antes de exportar, comprueba siempre que los filtros seleccionados muestran exactamente los contactos que necesitas.
📊 Qué información puedes incluir en la exportación
Uno de los aspectos más importantes al aprender cómo exportar contactos en HubSpot es decidir qué columnas aparecerán en el archivo final.
De forma predeterminada, HubSpot puede utilizar las propiedades y asociaciones visibles en la vista desde la que realizas la exportación.
También puedes personalizar la exportación para incluir todas las propiedades de los registros o todas las propiedades junto con sus asociaciones.
Entre los datos habituales que puedes encontrar se incluyen nombre, apellidos, correo electrónico, teléfono, empresa, propietario del contacto, etapa del ciclo de vida y fecha de creación.
Si tienes propiedades personalizadas creadas dentro del CRM, también puedes incluirlas cuando configures correctamente la selección de propiedades.
HubSpot también ofrece una opción para incluir todas las direcciones de correo electrónico cuando un mismo contacto tiene varias direcciones registradas.
🔗 Cómo exportar contactos con empresas y otros registros asociados
Los contactos de HubSpot suelen estar relacionados con otros elementos del CRM, especialmente empresas, negocios, tickets y otros objetos.
Al personalizar la exportación puedes decidir si deseas incluir también las asociaciones de los contactos.
Esta posibilidad es muy útil cuando necesitas conservar las relaciones existentes entre los diferentes registros durante un análisis o una migración de datos.
Si exportas una gran cantidad de asociaciones, el archivo resultante puede contener numerosas columnas y resultar considerablemente más pesado.
Para bases de datos grandes puede ser recomendable seleccionar solamente las propiedades y asociaciones realmente necesarias.
📁 Qué formato elegir para exportar contactos de HubSpot
El formato adecuado dependerá principalmente de lo que quieras hacer después con los contactos exportados.
El formato CSV suele ser la alternativa más compatible cuando quieres importar posteriormente los registros en otro CRM, plataforma de marketing o aplicación de gestión de datos.
Los formatos XLS y XLSX resultan cómodos si quieres abrir directamente la base de datos con aplicaciones de hojas de cálculo.
Puedes utilizar Google Sheets para importar un CSV y trabajar posteriormente con filtros, tablas y análisis.
También puedes utilizar Microsoft Excel si prefieres analizar los contactos mediante una hoja de cálculo tradicional.
Para exportaciones con una cantidad especialmente elevada de columnas, CSV puede resultar más conveniente, ya que HubSpot establece límites de columnas para los formatos XLS y XLSX.
👤 Cómo exportar todos los datos de un único contacto
HubSpot también permite realizar una exportación específica cuando necesitas obtener todos los datos disponibles de un contacto individual.
Para hacerlo debes abrir CRM > Contactos, seleccionar el contacto correspondiente y entrar en el menú Acciones situado dentro de su registro.
Desde ese menú puedes seleccionar Exportar datos de contacto y decidir qué información adicional quieres incorporar.
Dependiendo de tus necesidades puedes incluir propiedades personalizadas, historial de propiedades, actividades y asociaciones.
Este tipo de exportación es diferente a descargar una lista de contactos, porque está orientada a obtener información más completa sobre una persona concreta.
⚠️ Qué hacer si no aparece la opción Exportar
Si entras en Contactos pero no encuentras la opción correspondiente, comprueba primero los permisos asignados a tu usuario.
Las organizaciones pueden limitar las exportaciones para evitar que cualquier usuario descargue accidentalmente información sensible de clientes y leads.
También conviene comprobar que estás situado en una vista de registros compatible con la exportación.
Si sigues teniendo problemas, puedes consultar el Centro de ayuda de HubSpot para revisar las opciones disponibles en tu cuenta.
🛡️ Recomendaciones antes de descargar tu base de contactos
Antes de realizar una exportación completa conviene revisar qué datos necesitas realmente para evitar descargar información personal innecesaria.
Guarda los archivos exportados en una ubicación segura porque pueden incluir correos electrónicos, teléfonos y otros datos personales de clientes.
Elimina las columnas que no necesites antes de compartir el documento con otras personas y evita enviar bases completas mediante canales que no estén protegidos.
Si realizas exportaciones periódicas, utiliza nombres claros que incluyan fecha, tipo de contactos o finalidad del archivo para identificar rápidamente cada copia.
También es recomendable eliminar exportaciones antiguas cuando ya no sean necesarias para reducir la cantidad de datos personales almacenados fuera de HubSpot.
✅ Conclusión
Aprender cómo exportar contactos de HubSpot es un proceso sencillo y te permite disponer de tus registros fuera del CRM para analizarlos, almacenarlos o utilizarlos en otras plataformas.
Solo necesitas entrar en CRM > Contactos, seleccionar la vista correspondiente, pulsar Exportar, configurar las propiedades que quieres incluir y generar el archivo.
Si vas a utilizar posteriormente los contactos en otra aplicación, revisa cuidadosamente las columnas exportadas para mantener una base de datos limpia, organizada y fácil de importar.
Con estas opciones puedes controlar exactamente qué información sale de HubSpot y adaptar cada exportación a tus necesidades comerciales, administrativas o de análisis.