Si utilizas HubSpot para gestionar clientes potenciales, empresas y oportunidades comerciales, aprender cómo filtrar contactos en HubSpot te permitirá encontrar rápidamente las personas que necesitas sin revisar manualmente toda tu base de datos.
Los filtros de HubSpot son especialmente útiles cuando tienes cientos o miles de contactos y necesitas localizar usuarios según características como su propietario, correo electrónico, país, fecha de creación, etapa del ciclo de vida o última actividad.
Además de aplicar filtros puntuales, HubSpot permite crear vistas guardadas para conservar determinados criterios y acceder posteriormente a los mismos grupos de contactos con mayor rapidez.
Qué significa filtrar contactos en HubSpot 🔎
Filtrar contactos en HubSpot consiste en utilizar las propiedades almacenadas en el CRM para mostrar únicamente aquellos registros que cumplen unas determinadas condiciones.
Por ejemplo, puedes crear un filtro para localizar únicamente los contactos cuyo país sea España, que tengan un determinado propietario o que se hayan creado durante un periodo concreto.
Esta función resulta especialmente útil para equipos comerciales porque permite segmentar rápidamente la base de datos antes de realizar llamadas, revisar oportunidades o actualizar información.
También puedes utilizar los filtros para detectar contactos que necesitan atención, como aquellos que llevan mucho tiempo sin registrar ninguna actividad comercial.
Puedes consultar más información sobre el funcionamiento general de los registros desde la documentación oficial para visualizar y filtrar registros en HubSpot.
Tabla resumen para filtrar contactos en HubSpot
| Acción | Para qué sirve | Ejemplo |
|---|---|---|
| Abrir Contactos | Acceder a tu base de datos | Ver todos los contactos |
| Usar filtros rápidos | Aplicar criterios frecuentes | Propietario del contacto |
| Abrir filtros avanzados | Crear condiciones específicas | País es España |
| Combinar filtros | Refinar los resultados | País + propietario |
| Guardar una vista | Reutilizar los filtros | Leads de Madrid |
| Eliminar filtros | Volver a mostrar registros | Mostrar todos los contactos |
Cómo filtrar contactos en HubSpot paso a paso 🧭
El procedimiento es bastante sencillo y puedes realizarlo directamente desde la página donde aparecen los registros de contactos de tu CRM.
- Inicia sesión en HubSpot y accede a la cuenta en la que quieres consultar tus contactos.
- Dirígete al apartado CRM > Contactos, teniendo en cuenta que algunas versiones de la interfaz pueden mostrar primero el menú Más antes de acceder al CRM.
- Abre la vista de contactos sobre la que quieres trabajar, como Todos los contactos, Mis contactos o cualquier otra vista personalizada.
- Busca las opciones de filtros rápidos o filtros avanzados situadas sobre la tabla de contactos.
- Selecciona la propiedad del contacto que quieres utilizar como criterio de filtrado.
- Elige el operador correspondiente, como es igual a, contiene, es conocido, es desconocido, es anterior a o es posterior a, dependiendo del tipo de propiedad.
- Introduce o selecciona el valor que debe cumplir el contacto para aparecer en los resultados.
- Comprueba la tabla para verificar que HubSpot muestra únicamente los contactos que cumplen las condiciones seleccionadas.
Cómo usar los filtros rápidos en HubSpot ⚡
Los filtros rápidos están pensados para acceder de forma inmediata a algunas de las propiedades que utilizas con mayor frecuencia.
Puedes utilizarlos, por ejemplo, para filtrar registros según el propietario del contacto, determinadas fechas u otras propiedades disponibles en tu configuración.
En determinadas interfaces de HubSpot también es posible personalizar estos controles y añadir hasta diez filtros rápidos personalizados, facilitando considerablemente el trabajo diario con grandes bases de datos.
Puedes revisar esta función con más detalle en la guía de HubSpot para personalizar filtros rápidos.
Cómo utilizar los filtros avanzados en HubSpot 🎯
Los filtros avanzados de HubSpot son la mejor opción cuando necesitas realizar búsquedas mucho más específicas dentro de tus contactos.
Por ejemplo, podrías buscar contactos cuyo país sea España, cuya etapa del ciclo de vida sea Cliente y que además estén asignados a un comercial concreto.
Para crear este tipo de búsqueda puedes seguir estos pasos:
- Accede a CRM > Contactos desde tu cuenta.
- Pulsa sobre la opción Filtros avanzados disponible en la vista.
- Busca la propiedad que quieres utilizar para segmentar los contactos.
- Selecciona la condición correspondiente para esa propiedad.
- Introduce el valor que quieres buscar y aplica el filtro.
- Añade nuevos criterios cuando quieras reducir todavía más los resultados.
Combinar correctamente varias propiedades permite transformar una base de datos enorme en una lista mucho más manejable para desarrollar una acción comercial específica.
Ejemplos de filtros útiles en HubSpot 💡
Uno de los filtros más habituales consiste en mostrar únicamente los contactos asignados a un determinado propietario del contacto, algo especialmente práctico cuando varios comerciales trabajan dentro del mismo CRM.
También puedes filtrar contactos utilizando la etapa del ciclo de vida para separar suscriptores, leads, oportunidades o clientes según la configuración utilizada por tu empresa.
Otro filtro interesante consiste en utilizar la fecha de creación para identificar los contactos incorporados durante una semana, un mes o una campaña determinada.
Las propiedades relacionadas con la actividad también pueden ayudarte a descubrir contactos que llevan demasiado tiempo sin interacción con tu equipo comercial.
Puedes incluso combinar diferentes condiciones para generar grupos muy específicos, como clientes de España creados durante el último mes y asignados a un determinado comercial.
Cómo guardar filtros como una vista en HubSpot 💾
Si utilizas frecuentemente la misma combinación de filtros, lo más práctico es convertirla en una vista guardada para evitar tener que configurarla nuevamente cada vez que entres en HubSpot.
HubSpot permite crear vistas personalizadas y establecer diferentes niveles de visibilidad para determinar si la vista será privada, compartida con determinados usuarios o accesible para otras personas de la cuenta, dependiendo de la interfaz y configuración disponible.
Para crear una vista puedes seguir estos pasos:
- Entra en la página de Contactos.
- Selecciona la opción Añadir vista o Crear nueva vista.
- Introduce un nombre fácil de reconocer, como Leads España o Clientes pendientes de seguimiento.
- Configura los filtros que quieres utilizar.
- Guarda la vista para poder volver a utilizarla posteriormente.
Puedes ampliar esta información desde la guía oficial para crear y administrar vistas guardadas en HubSpot.
Diferencia entre filtros y vistas guardadas 📌
Un filtro permite modificar temporalmente los registros que aparecen en pantalla para localizar contactos que cumplen unas condiciones concretas.
Una vista guardada, en cambio, conserva esos criterios para que puedas acceder nuevamente a la misma selección sin configurar todos los filtros desde cero.
Por este motivo, merece la pena crear vistas para consultas recurrentes como mis clientes activos, leads sin contactar, oportunidades recientes o contactos de una determinada región.
Cómo eliminar los filtros aplicados 🧹
Cuando hayas terminado una búsqueda puedes eliminar los filtros activos para volver a visualizar todos los contactos incluidos en la vista correspondiente.
Normalmente puedes borrar una condición individual pulsando sobre la opción de eliminar asociada al filtro o restablecer varios criterios desde las herramientas de filtrado disponibles.
Eliminar los filtros no elimina ningún contacto del CRM, ya que únicamente modifica temporalmente los registros que aparecen en pantalla.
Consejos para organizar mejor tus contactos en HubSpot ✅
Utiliza nombres claros cuando crees vistas guardadas para que cualquier usuario pueda entender rápidamente qué contactos contiene cada vista.
Evita aplicar demasiados criterios innecesarios porque una combinación excesivamente restrictiva puede provocar que ningún contacto cumpla todas las condiciones.
Mantén correctamente actualizadas las propiedades importantes, ya que los filtros solo serán realmente útiles cuando los datos almacenados en HubSpot sean fiables.
Crea vistas específicas para los procesos que realizas continuamente, como seguimiento comercial, revisión de nuevos leads o recuperación de contactos inactivos.
Revisa periódicamente tus vistas guardadas y elimina aquellas que hayan dejado de utilizarse para mantener un CRM organizado y sencillo de consultar.
Conclusión 🚀
Aprender cómo filtrar contactos en HubSpot es una de las formas más sencillas de trabajar con mayor rapidez cuando tu base de datos empieza a crecer.
Los filtros rápidos te permiten realizar consultas sencillas, mientras que los filtros avanzados facilitan búsquedas mucho más precisas combinando diferentes propiedades de tus contactos.
Si además conviertes las búsquedas que utilizas habitualmente en vistas guardadas, podrás acceder en pocos segundos a segmentos relevantes de tu CRM y dedicar más tiempo al seguimiento de clientes y oportunidades comerciales.