Marcar una tarea como completada en HubSpot es una acción sencilla que te permite mantener organizada tu actividad comercial, saber qué acciones ya has realizado y evitar que las tareas terminadas sigan apareciendo entre tus pendientes.
Si utilizas HubSpot para gestionar contactos, empresas, negocios o actividades de ventas, aprender cómo completar correctamente una tarea te ayudará a trabajar con un CRM mucho más limpio y organizado.
En esta guía descubrirás cómo puedes marcar una tarea como completada en HubSpot, cómo completar varias tareas al mismo tiempo y qué puedes hacer si una tarea sigue apareciendo como pendiente.
¿Qué significa completar una tarea en HubSpot?
Una tarea de HubSpot es una actividad pendiente que puedes utilizar para recordar acciones como llamar a un contacto, enviar un correo electrónico, realizar un seguimiento comercial o completar cualquier otra acción relacionada con tu CRM.
Cuando ya hayas realizado esa acción, puedes cambiar su estado y marcar la tarea como completada, haciendo que deje de aparecer entre tus tareas abiertas.
HubSpot permite marcar tareas como completadas desde diferentes lugares, incluyendo la página de tareas, determinados registros del CRM y otras áreas de trabajo de la plataforma.
Puedes consultar también el Centro de ayuda oficial de HubSpot sobre tareas para conocer las opciones disponibles en las versiones actuales de la plataforma.
Cómo marcar una tarea como completada en HubSpot paso a paso
La forma más directa de completar una tarea consiste en acceder a la sección donde HubSpot reúne las tareas pendientes de tu cuenta.
Sigue estos pasos:
- 🔐 Inicia sesión en HubSpot utilizando la cuenta desde la que gestionas tus contactos, negocios y actividades.
- 📋 Dirígete a CRM > Tareas, aunque dependiendo de la configuración del menú de tu cuenta puede que primero tengas que pulsar Más para encontrar esta opción.
- 🔎 Busca dentro de la lista la tarea que quieres marcar como completada, utilizando los filtros disponibles si tienes muchas tareas.
- ✅ Localiza el icono de completar tarea situado junto a la tarea correspondiente.
- 🖱️ Haz clic sobre ese icono para que HubSpot cambie automáticamente el estado de la tarea a completada.
Después de realizar esta acción, la tarea dejará normalmente de aparecer dentro de las vistas configuradas para mostrar únicamente tareas abiertas o pendientes.
Cómo completar una tarea desde un registro de HubSpot
También puedes gestionar tareas mientras estás revisando directamente la ficha de un contacto, empresa, ticket o negocio, dependiendo de las herramientas que utilices dentro del CRM.
Esta posibilidad resulta especialmente práctica cuando estás trabajando con un cliente y quieres revisar en un mismo lugar las actividades realizadas y las tareas pendientes.
Localiza dentro del registro la tarea correspondiente y utiliza la opción disponible para marcarla como completada una vez hayas realizado la acción prevista.
De esta manera puedes actualizar tus tareas sin tener que regresar continuamente a la lista general de tareas de HubSpot.
Cómo marcar varias tareas como completadas en HubSpot
Si has terminado varias actividades, no necesitas necesariamente completar las tareas una por una, ya que HubSpot permite realizar esta acción en bloque desde determinadas vistas.
Para completar varias tareas:
- 📋 Accede a CRM > Tareas y abre la vista donde se encuentran las actividades que quieres actualizar.
- ☑️ Marca las casillas de selección de todas las tareas que hayas terminado.
- 🔢 Si quieres seleccionar todas las tareas visibles, utiliza la casilla situada en la parte superior de la tabla.
- ✅ Busca en la barra superior la opción Marcar como completado.
- 🖱️ Pulsa sobre ella para actualizar simultáneamente el estado de las tareas seleccionadas.
Esta función puede ahorrarte bastante tiempo cuando has realizado una sesión de llamadas, seguimientos o correos electrónicos y necesitas actualizar muchas tareas de una sola vez.
Cómo completar tareas desde el espacio de ventas
Los usuarios que trabajan habitualmente con herramientas comerciales también pueden encontrar sus actividades desde el espacio de trabajo de ventas de HubSpot.
Dentro de la lista de tareas puedes utilizar la marca de verificación situada junto a una tarea para indicar que la actividad correspondiente ya ha sido realizada.
Este sistema facilita que puedas revisar clientes potenciales, realizar llamadas y completar actividades sin abandonar continuamente tu flujo de trabajo comercial.
¿Se puede volver a abrir una tarea completada?
En determinadas vistas de HubSpot puedes cambiar nuevamente el estado de una tarea si la has marcado como completada por error.
Por ejemplo, dentro de las herramientas de gestión de tareas puedes encontrar opciones para marcar tareas como incompletas, permitiéndote devolverlas a tu lista de actividades pendientes.
Esta posibilidad es útil si todavía necesitas realizar una llamada, enviar información adicional o continuar trabajando con el contacto asociado a la tarea.
Diferencia entre completar y eliminar una tarea
Es importante que no confundas completar una tarea con eliminarla, ya que ambas acciones tienen objetivos diferentes.
Cuando marcas una tarea como completada estás indicando que la actividad ya se ha realizado, conservando información sobre el trabajo efectuado dentro del CRM.
Cuando eliminas una tarea, en cambio, estás quitando esa actividad de HubSpot porque probablemente ya no es necesaria o fue creada por error.
Por esta razón, si realmente has realizado la actividad, generalmente será más útil marcarla como completada en lugar de eliminarla.
Tabla resumen para completar tareas en HubSpot
| Acción | Qué debes hacer | Resultado |
|---|---|---|
| Completar una tarea | Pulsar el icono de verificación | La tarea pasa a completada |
| Completar varias tareas | Seleccionar tareas y pulsar Marcar como completado | Se actualizan varias tareas simultáneamente |
| Buscar una tarea | Utilizar vistas y filtros | Encuentras más rápido la actividad pendiente |
| Reabrir una tarea | Marcarla nuevamente como incompleta cuando la opción esté disponible | Regresa a las tareas pendientes |
| Eliminar una tarea | Utilizar la opción eliminar | La tarea deja de formar parte de tu lista de actividades |
Ventajas de marcar tus tareas como completadas
Mantener actualizado el estado de tus tareas te ayuda a tener una visión mucho más clara de qué trabajo has realizado y qué actividades todavía están pendientes.
También evita que tú u otros miembros del equipo realicéis accidentalmente la misma llamada, seguimiento o tarea comercial dos veces.
Otra ventaja es que puedes utilizar las vistas y filtros del CRM para concentrarte solamente en las acciones que realmente necesitan tu atención.
Si trabajas diariamente con numerosos contactos y oportunidades, esta sencilla práctica puede convertirse en una parte importante de tu organización comercial en HubSpot.
Consejos para gestionar mejor tus tareas en HubSpot
📅 Revisa tus tareas pendientes al comenzar la jornada para identificar rápidamente las actividades prioritarias.
🎯 Utiliza filtros para separar las tareas por responsable, fecha, tipo de actividad o estado, según las opciones disponibles en tu cuenta.
✅ Marca las actividades como completadas justo después de realizarlas para evitar que la lista de pendientes acumule tareas que realmente ya has terminado.
👥 Si trabajas con un equipo comercial, procura que cada usuario mantenga actualizado el estado de sus propias tareas para que todo el equipo disponga de información coherente.
🔄 Comprueba periódicamente las tareas vencidas para decidir si debes completarlas, reprogramarlas o eliminarlas cuando hayan dejado de ser necesarias.
¿Dónde puedes consultar las tareas completadas?
Dependiendo de la vista que estés utilizando, puedes cambiar los filtros para consultar tareas según su estado de realización.
Si una tarea desaparece después de marcarla como completada, probablemente estás utilizando una vista configurada para mostrar exclusivamente tareas abiertas.
En ese caso, modifica los filtros o accede a la vista correspondiente para localizar nuevamente las tareas que ya has finalizado.
Conclusión
Saber cómo puedes marcar una tarea como completada en HubSpot es fundamental para mantener organizado tu CRM y trabajar de manera más eficiente con tus actividades comerciales.
En la mayoría de los casos solamente necesitas acceder a CRM > Tareas, localizar la actividad y pulsar el icono correspondiente para marcarla como completada.
Cuando tengas numerosas actividades terminadas también puedes seleccionar varias tareas y completarlas en bloque, reduciendo considerablemente el tiempo dedicado a actualizar tu CRM.
Si conviertes esta acción en parte de tu rutina diaria, tendrás una lista de tareas mucho más clara y podrás concentrarte en las llamadas, correos y seguimientos que todavía requieren tu atención.