Aprobar propuestas en Salesforce te permite controlar descuentos, precios, condiciones comerciales y compromisos con clientes antes de que una oferta sea enviada o aceptada.
Aunque los nombres de los botones pueden cambiar según la configuración de tu empresa, el procedimiento normalmente se realiza mediante un proceso de aprobación asociado a la propuesta, cotización u oportunidad.
Salesforce utiliza procesos de aprobación para enviar registros a uno o varios responsables, registrar sus decisiones y ejecutar acciones automáticas cuando se aprueban o rechazan.
¿Qué significa aprobar una propuesta en Salesforce? ✅
Aprobar una propuesta significa que un usuario autorizado revisa la información comercial y confirma que la operación puede continuar bajo las condiciones, precios y descuentos indicados.
La propuesta puede estar representada en Salesforce mediante un registro de cotización, oportunidad, presupuesto, contrato o un objeto personalizado.
Cuando la empresa utiliza Salesforce CPQ, las propuestas suelen gestionarse desde el objeto Quote o Cotización.
En una organización personalizada, el objeto puede llamarse Propuesta, Oferta comercial, Presupuesto o Solicitud de descuento.
Tabla resumen del proceso de aprobación
| Etapa | Acción principal | Usuario responsable | Resultado |
|---|---|---|---|
| Preparación | Revisar los datos de la propuesta | Comercial | Propuesta lista para enviarse |
| Envío | Pulsar Enviar para aprobación | Comercial o propietario | Solicitud enviada |
| Revisión | Comprobar precios y condiciones | Responsable asignado | Decisión pendiente |
| Decisión | Aprobar, rechazar o solicitar cambios | Aprobador | Estado actualizado |
| Finalización | Generar o enviar la propuesta | Comercial | Propuesta disponible para el cliente |
Requisitos para aprobar propuestas en Salesforce 🔐
Antes de comenzar, debes comprobar que tienes acceso al registro de la propuesta y permisos para participar en el proceso de aprobación.
También es necesario que un administrador haya configurado previamente un proceso de aprobación activo para el objeto correspondiente.
Los procesos pueden incluir criterios relacionados con el importe, porcentaje de descuento, margen comercial, región, producto o tipo de cliente.
En algunas organizaciones, solamente los usuarios incluidos como aprobadores pueden ver los botones Aprobar y Rechazar.
Cómo enviar una propuesta para aprobación en Salesforce 📤
Para iniciar el proceso, abre la aplicación desde la que tu empresa administra sus ventas, oportunidades o cotizaciones.
Sigue estos pasos:
- Inicia sesión en Salesforce Lightning Experience con tu cuenta habitual.
- Abre el menú de aplicaciones desde el icono formado por nueve puntos.
- Entra en Ventas, Salesforce CPQ, Cotizaciones o en la aplicación personalizada utilizada por tu empresa.
- Busca la propuesta que quieres enviar mediante su nombre, número, cliente u oportunidad relacionada.
- Abre el registro y revisa que todos los campos obligatorios estén completos.
- Comprueba especialmente el importe total, los productos, las cantidades, los descuentos, las fechas y las condiciones de pago.
- Pulsa el botón Enviar para aprobación, que también puede aparecer como Submit for Approval.
- Escribe un comentario breve explicando el motivo de la solicitud cuando Salesforce muestre este campo.
- Confirma el envío para iniciar el proceso.
- Revisa el apartado Historial de aprobaciones para comprobar quién debe tomar la siguiente decisión.
El botón de envío puede encontrarse en la parte superior del registro, dentro del menú de acciones adicionales o en un componente personalizado de la página.
Puedes consultar la documentación general de procesos de aprobación de Salesforce para conocer cómo funcionan las solicitudes y los pasos de revisión.
Cómo aprobar una propuesta pendiente en Salesforce 👍
Cuando eres la persona responsable de revisar la propuesta, normalmente recibes una notificación dentro de Salesforce o un correo electrónico.
Sigue estas instrucciones:
- Abre la notificación de aprobación recibida en Salesforce.
- También puedes acceder al registro desde la lista Elementos para aprobar, Solicitudes de aprobación o My Approvals.
- Pulsa sobre el nombre de la propuesta para abrir todos sus detalles.
- Revisa los productos, precios, descuentos, impuestos y condiciones comerciales.
- Comprueba los archivos adjuntos y las observaciones añadidas por el comercial.
- Localiza la sección Historial de aprobaciones para revisar los pasos anteriores.
- Pulsa Aprobar cuando todos los datos sean correctos.
- Añade un comentario que explique tu decisión cuando sea necesario.
- Confirma la aprobación para que Salesforce continúe con el siguiente paso.
- Verifica que el estado del registro haya cambiado a Aprobado o que la solicitud haya sido enviada al siguiente responsable.
Cuando el flujo incluye varios niveles, tu aprobación no siempre finaliza el proceso, ya que la propuesta puede pasar después al director comercial, responsable financiero o dirección general.
Cómo aprobar una propuesta desde el correo electrónico ✉️
Algunas empresas permiten responder a las solicitudes de aprobación directamente desde el correo electrónico de notificación.
En ese caso, abre el mensaje y revisa cuidadosamente la información incluida antes de responder.
La plantilla puede ofrecer botones para Aprobar, Rechazar o abrir el registro en Salesforce.
También puede ser necesario escribir una palabra concreta en la respuesta, como APPROVE o REJECT, dependiendo de la configuración interna.
La aprobación por correo solo estará disponible cuando el administrador haya habilitado esta posibilidad dentro del proceso.
En algunos sistemas de aprobaciones avanzadas, los revisores pueden aprobar o rechazar solicitudes desde el correo sin acceder directamente al registro.
Cómo rechazar una propuesta en Salesforce ❌
Debes rechazar una propuesta cuando encuentres errores, descuentos no autorizados, condiciones incompletas o riesgos comerciales.
Para hacerlo, abre la solicitud pendiente y pulsa el botón Rechazar.
Escribe un comentario claro indicando qué elementos deben corregirse.
Evita comentarios demasiado genéricos como “Revisar propuesta”, ya que no ayudan al comercial a identificar el problema.
Puedes escribir una explicación concreta como “El descuento supera el límite autorizado y debe reducirse al 15 %”.
Después del rechazo, el estado puede cambiar a Rechazada, Necesita cambios o Borrador, según la automatización configurada.
Cómo solicitar cambios sin aprobar la propuesta 🔄
Algunas configuraciones incluyen una opción llamada Solicitar información, Devolver o Pedir cambios.
Esta acción resulta útil cuando no quieres rechazar definitivamente la propuesta, pero necesitas que el comercial modifique algún dato.
Selecciona la opción correspondiente y describe con precisión los cambios necesarios.
El propietario podrá editar el registro y enviarlo nuevamente al proceso de aprobación.
Cuando esta función no esté disponible, tendrás que utilizar Rechazar y explicar las correcciones en los comentarios.
Cómo revisar el estado de aprobación de una propuesta 🔍
Abre la propuesta y busca un campo llamado Estado de aprobación, Approval Status, Estado de la cotización o Fase.
Los estados más habituales son los siguientes:
- 🟡 Borrador: La propuesta todavía puede editarse y no ha sido enviada.
- 🟠 Pendiente de aprobación: La solicitud está esperando una decisión.
- 🔵 En revisión: Uno o varios responsables están evaluando la propuesta.
- 🟢 Aprobada: La propuesta ha superado todos los niveles requeridos.
- 🔴 Rechazada: Algún aprobador ha denegado la solicitud.
- 🟣 Retirada: El propietario ha cancelado la solicitud antes de completarse.
También puedes consultar la sección Historial de aprobaciones para ver la fecha, el responsable, el estado y los comentarios de cada paso.
Cómo aprobar propuestas en Salesforce CPQ 🧾
En Salesforce CPQ, las propuestas normalmente se crean como cotizaciones vinculadas a una oportunidad.
Las reglas de aprobación pueden activarse automáticamente cuando la cotización supera determinados límites.
Por ejemplo, una cotización con un descuento del 10 % puede requerir la aprobación de un gerente, mientras que un descuento del 30 % puede necesitar también la autorización de dirección.
Sigue estos pasos generales:
- Accede a la pestaña Cotizaciones.
- Abre la cotización pendiente.
- Revisa las líneas de productos desde Editar líneas.
- Comprueba los precios de lista, precios especiales y descuentos aplicados.
- Guarda los cambios realizados.
- Pulsa Enviar para aprobación o Preview Approvals.
- Revisa los aprobadores que participarán en el proceso.
- Confirma el envío de la cotización.
- Espera a que todos los responsables completen sus decisiones.
- Comprueba que el campo Approval Status muestre el estado aprobado.
Salesforce CPQ evalúa las reglas activas cuando una cotización se envía para su aprobación.
Puedes ampliar la información en la guía oficial sobre aprobaciones avanzadas de cotizaciones.
Cómo retirar una propuesta enviada por error ↩️
Si has enviado una propuesta con información incorrecta, es posible que puedas retirar la solicitud de aprobación.
Abre el registro y busca el botón Retirar solicitud de aprobación, Recall Approval Request o Recuperar.
Escribe el motivo por el que quieres cancelar el envío.
Confirma la retirada para devolver la propuesta a un estado editable.
La opción solo aparecerá cuando el administrador permita a los solicitantes retirar las solicitudes.
Si el botón no está disponible, tendrás que contactar con el aprobador actual o el administrador de Salesforce.
¿Por qué no aparece el botón Enviar para aprobación? ⚠️
El botón puede no aparecer cuando el registro no cumple los criterios de entrada del proceso.
También puede faltar si el administrador no lo ha añadido al diseño de página o a las acciones de Salesforce Lightning.
Comprueba estas posibles causas:
- El registro ya se encuentra dentro de un proceso de aprobación activo.
- Tu usuario no figura entre los remitentes autorizados.
- La propuesta no cumple las condiciones establecidas.
- Faltan campos obligatorios.
- El proceso de aprobación está desactivado.
- El botón no está incluido en el diseño de página.
- El objeto utiliza un botón personalizado o un flujo diferente.
- Tu perfil no tiene permisos suficientes.
Solicita al administrador que revise el diseño de página, las acciones dinámicas, los permisos y los criterios del proceso.
¿Por qué no puedo aprobar una propuesta? 🚫
No podrás aprobar una solicitud cuando no seas el aprobador asignado en ese paso.
También puede ocurrir que otro usuario ya haya procesado la solicitud o que el registro haya sido retirado.
Revisa si estás utilizando la cuenta correcta y comprueba la sección Historial de aprobaciones.
Cuando el aprobador está ausente, puede ser necesario configurar un aprobador delegado.
Si la propuesta pertenece a una cola, confirma que formas parte de esa cola y que dispones de los permisos necesarios.
Cómo configurar un proceso para aprobar propuestas en Salesforce ⚙️
La configuración debe realizarla un usuario con permisos de administración o automatización de procesos.
Sigue este procedimiento general:
- Pulsa el icono del engranaje y entra en Configuración.
- Escribe Procesos de aprobación en el cuadro de búsqueda rápida.
- Abre la sección Procesos de aprobación.
- Selecciona el objeto utilizado para las propuestas.
- Pulsa Crear nuevo proceso de aprobación.
- Elige el asistente estándar o el asistente de inicio rápido.
- Introduce el nombre y la descripción del proceso.
- Define los criterios que determinarán qué propuestas deben aprobarse.
- Selecciona los usuarios autorizados para enviar solicitudes.
- Configura el primer aprobador y los niveles adicionales.
- Define las acciones que se ejecutarán al enviar, aprobar, rechazar o retirar el registro.
- Añade el botón Enviar para aprobación y la lista Historial de aprobaciones al diseño de página.
- Revisa toda la configuración.
- Activa el proceso cuando las pruebas sean correctas.
Los pasos de aprobación determinan qué registros avanzan y qué usuario o cola debe tomar la decisión.
Puedes revisar la formación de Trailhead sobre automatización de procesos de aprobación.
Cómo automatizar el envío de propuestas para aprobación 🤖
Puedes utilizar Salesforce Flow Builder para enviar automáticamente una propuesta cuando se cumplan determinadas condiciones.
Por ejemplo, el flujo puede iniciar la aprobación cuando el descuento sea superior al límite autorizado o cuando el importe total supere una cantidad concreta.
El flujo debe identificar el registro, comprobar los criterios y ejecutar la acción correspondiente de envío para aprobación.
Salesforce permite utilizar una acción de Flow para enviar un registro a determinados procesos de aprobación clásicos.
Para automatizaciones nuevas, conviene utilizar Flow Builder en lugar de crear procesos en Process Builder, cuyo soporte terminó el 31 de diciembre de 2025.
Buenas prácticas para revisar propuestas comerciales 💡
Revisa siempre el importe total y no solamente el precio de cada producto.
Comprueba que el descuento aplicado coincide con la política comercial de tu empresa.
Verifica que las fechas de inicio, vencimiento y validez de la propuesta sean correctas.
Confirma que los datos fiscales y comerciales del cliente estén actualizados.
Lee las condiciones especiales antes de aprobar contratos de larga duración.
Añade comentarios claros para que exista un registro completo de la decisión.
Evita aprobar una propuesta cuando tenga líneas incompletas o productos con cantidades incorrectas.
Comprueba los documentos adjuntos cuando la operación incluya condiciones negociadas fuera de Salesforce.
Consejos para agilizar las aprobaciones en Salesforce 🚀
Configura notificaciones para avisar inmediatamente a cada aprobador.
Utiliza criterios claros para evitar enviar operaciones normales a revisiones innecesarias.
Asigna aprobadores alternativos para cubrir vacaciones y ausencias.
Crea listas de vistas que agrupen todas las propuestas pendientes de aprobación.
Añade los campos más importantes al diseño compacto para reducir el tiempo de revisión.
Utiliza comentarios estandarizados para explicar rechazos frecuentes.
Supervisa periódicamente cuánto tiempo permanece cada propuesta en cada nivel.
Preguntas frecuentes sobre la aprobación de propuestas en Salesforce
¿Dónde aparecen las propuestas pendientes de aprobación?
Las solicitudes pueden aparecer en la página de inicio, en una lista de aprobaciones, en las notificaciones, en el correo electrónico o dentro del propio registro.
¿Puedo modificar una propuesta mientras está pendiente?
Normalmente, los registros se bloquean durante la aprobación para impedir cambios que alteren la información revisada.
¿Puede haber varios aprobadores?
Sí, el proceso puede incluir varios niveles consecutivos, aprobaciones paralelas, usuarios concretos, responsables jerárquicos o colas.
¿Qué ocurre después de aprobar una propuesta?
Salesforce puede actualizar el estado, desbloquear el registro, enviar notificaciones, generar documentos o permitir que el comercial continúe con el envío al cliente.
¿Se puede aprobar una propuesta desde el móvil?
Sí, siempre que la aplicación móvil de Salesforce muestre la solicitud y el usuario tenga los permisos correspondientes.
¿Puede aprobarse automáticamente una propuesta?
Sí, un proceso puede aprobar automáticamente determinados registros cuando cumplen condiciones definidas por la empresa.
Conclusión
Aprender cómo aprobar propuestas en Salesforce te ayuda a mantener un control preciso sobre precios, descuentos y condiciones comerciales.
El procedimiento habitual consiste en abrir la solicitud, revisar todos los datos, consultar el historial y elegir entre Aprobar, Rechazar o Solicitar cambios.
Cuando el botón no aparece o la propuesta no avanza, debes revisar los permisos, los criterios de entrada, el aprobador asignado y la configuración del proceso.
Una estructura de aprobación bien diseñada reduce errores, acelera las ventas y garantiza que cada propuesta cumpla las políticas internas antes de enviarse al cliente.