¿Como crear carpetas en Gmail?

La gestión eficaz del correo electrónico es una habilidad crucial en el mundo empresarial y personal actual. Gmail, el popular servicio de correo electrónico de Google, ofrece varias características para ayudar a los usuarios a mantener sus correos electrónicos organizados.

Una de las formas más efectivas de hacerlo es mediante la creación de carpetas, que en el caso de Gmail son conocidas como «etiquetas».

Este artículo está diseñado para proporcionar un enfoque técnico y en profundidad sobre cómo crear y gestionar estas carpetas en Gmail, lo que le permitirá maximizar la eficiencia y la organización de su bandeja de entrada.


Entendiendo las Etiquetas en Gmail

¿Qué es una Etiqueta?

En Gmail, las carpetas se conocen técnicamente como etiquetas. Estas etiquetas funcionan de manera similar a las carpetas en otros sistemas de correo electrónico pero ofrecen una mayor flexibilidad. Puede aplicar múltiples etiquetas a un solo correo electrónico, lo que permite una organización más dinámica y personalizada.

Importancia de la Organización

Mantener una bandeja de entrada organizada es más que un lujo; es una necesidad en el mundo empresarial acelerado de hoy. Las etiquetas permiten clasificar y acceder fácilmente a los correos electrónicos, lo que puede ser particularmente útil para proyectos a largo plazo, correspondencia con clientes o seguimiento de facturas y recibos.

¿Cómo se Diferencian de las Carpetas Tradicionales?

A diferencia de las carpetas tradicionales, donde un correo electrónico solo puede residir en una carpeta a la vez, las etiquetas permiten múltiples asignaciones. Esto significa que puede etiquetar un solo correo electrónico con varias etiquetas, como «Trabajo», «Importante» y «Leer más tarde», lo que permite una forma más dinámica de organizar su bandeja de entrada.


Crear Nuevas Etiquetas en Gmail

Acceder al Menú de Configuración

Para crear una nueva etiqueta, primero debe acceder al menú de configuración de Gmail. Este menú se encuentra en la parte superior derecha de la interfaz de Gmail y se identifica con un ícono de engranaje. Al hacer clic en este ícono, se desplegará un menú desplegable donde deberá seleccionar «Ver todos los ajustes».

Navegar hasta la Pestaña «Etiquetas»

Una vez dentro del menú de configuración, localice y haga clic en la pestaña que dice «Etiquetas». Aquí es donde podrá crear, editar o eliminar etiquetas. Para crear una nueva etiqueta, desplácese hacia abajo hasta encontrar el botón «Crear nueva etiqueta» y haga clic en él.

Especificar Detalles de la Etiqueta

Tras hacer clic en «Crear nueva etiqueta», se abrirá una ventana emergente que le permitirá nombrar su nueva etiqueta y decidir si debe anidarse bajo otra etiqueta existente. Ingrese un nombre descriptivo para la etiqueta y haga clic en «Crear».


Cómo Aplicar Etiquetas a Correos Electrónicos

Seleccionar Correos Electrónicos y Aplicar Etiquetas

Una vez que ha creado una o más etiquetas, el siguiente paso es aplicarlas a los correos electrónicos. Para hacer esto, primero debe seleccionar los correos electrónicos que desea etiquetar. Luego, haga clic en el ícono de etiqueta en la parte superior de la interfaz, que se parece a una etiqueta de precio, y seleccione la etiqueta que desea aplicar.

Utilizar la Función «Mover a»

Otra forma de aplicar una etiqueta es mediante la función «Mover a», que no solo aplica la etiqueta seleccionada sino que también elimina cualquier otra etiqueta previamente aplicada al correo electrónico. Esta opción es especialmente útil si desea que el correo electrónico aparezca exclusivamente bajo una etiqueta específica.

Etiquetas y Subetiquetas

Si ha creado subetiquetas bajo etiquetas primarias, estas se mostrarán en un menú desplegable cuando vaya a aplicar una etiqueta a un correo electrónico. Simplemente seleccione la subetiqueta apropiada para aplicarla.


Administrar y Personalizar Etiquetas Existentes

Cambiar el Color de las Etiquetas

Después de crear etiquetas, una manera de hacerlas más visibles y distinguibles en su bandeja de entrada es cambiando su color. Para hacer esto, vaya al panel lateral izquierdo donde se muestran todas sus etiquetas. Pase el cursor sobre la etiqueta que desea personalizar y haga clic en el ícono de tres puntos verticales que aparecerá junto a ella. Aquí, seleccione «Cambiar color» y elija el color que mejor le convenga.

Modificar o Eliminar Etiquetas

Las necesidades de organización pueden cambiar con el tiempo, lo que podría requerir que modifique o elimine algunas etiquetas existentes. Para hacerlo, regrese a la pestaña «Etiquetas» en el menú de configuración. Aquí, verá una lista de todas sus etiquetas junto con opciones para «Editar» o «Eliminar». Haciendo clic en «Editar», puede cambiar el nombre de la etiqueta, y con «Eliminar», puede quitarla por completo.

Etiquetas y Filtros de Gmail

Una de las formas más poderosas de usar etiquetas es en combinación con los filtros de Gmail. Puede crear filtros que automáticamente asignen etiquetas a correos electrónicos entrantes en función de ciertos criterios, como el remitente o palabras clave en el asunto. Para acceder a esta función, vaya a «Configuración» y luego a la pestaña «Filtros y direcciones bloqueadas». Desde aquí, puede crear un nuevo filtro y elegir qué acción realizar, que puede incluir asignar una etiqueta específica.


Consideraciones de Seguridad y Privacidad

Acceso a Terceros

Si utiliza aplicaciones o servicios de terceros que tienen acceso a su cuenta de Gmail, tenga en cuenta que estas aplicaciones también podrán ver sus etiquetas. Asegúrese de revisar los permisos de estas aplicaciones y de que sean de fuentes confiables.

Etiquetas y Correos Electrónicos Encriptados

Algo que debe tener en cuenta es que la asignación de etiquetas no afecta el estado de encriptación de un correo electrónico. Si la seguridad y la privacidad son de gran preocupación para usted, deberá tomar medidas adicionales, como el uso de PGP (Pretty Good Privacy) o servicios de correo electrónico seguros especializados.

Exportación de Datos

Si alguna vez decide migrar a un servicio de correo electrónico diferente, Gmail ofrece la posibilidad de exportar sus datos, incluidas sus etiquetas. Esto se realiza a través de la herramienta Google Takeout, y es una buena práctica si desea mantener su sistema de organización en una nueva plataforma.


Conclusión

La capacidad de crear y gestionar etiquetas en Gmail proporciona un nivel significativo de control y personalización sobre cómo se organiza y accede a su correo electrónico.

Este artículo ha cubierto una amplia gama de temas, desde la creación básica de etiquetas hasta técnicas más avanzadas, como la modificación y personalización de etiquetas y la combinación de etiquetas con filtros para una automatización más eficiente. También hemos tocado aspectos importantes como las consideraciones de seguridad y privacidad relacionadas con el uso de etiquetas.

El uso efectivo de etiquetas no solo mejora la organización de su bandeja de entrada, sino que también puede ahorrarle tiempo, reducir el estrés y mejorar su eficiencia general en la gestión del correo electrónico. Sea para uso personal o profesional, dominar el arte de la etiqueta en Gmail es una habilidad invaluable en la era digital actual.

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