Eliminar accidentalmente un cliente, un lead o cualquier otro registro puede ser preocupante, pero HubSpot permite recuperar contactos eliminados siempre que se cumplan determinadas condiciones.
La recuperación se realiza desde la papelera de registros de HubSpot, donde los contactos eliminados de forma recuperable permanecen disponibles durante un máximo de 90 días antes de desaparecer definitivamente.
En esta guía aprenderás cómo recuperar un contacto eliminado en HubSpot paso a paso, qué requisitos debes cumplir y qué puedes hacer si el contacto ya no aparece entre los registros recuperables.
Tabla resumen para recuperar contactos eliminados
| Opción | Información |
|---|---|
| 📍 Ubicación | CRM > Contactos > Restaurar registros |
| ⏱️ Tiempo disponible | Hasta 90 días después de la eliminación |
| 🔎 Filtros disponibles | Fecha, usuario o workflow |
| 👤 Permisos | Se requieren determinados permisos de cuenta |
| ♻️ Recuperación múltiple | Sí, puedes seleccionar varios registros |
| 🚫 Eliminación permanente | No se puede recuperar |
| 📧 Conflictos de email | Un email existente puede impedir la restauración |
| 💾 Datos restaurados | Se recupera gran parte de la información asociada, aunque pueden existir limitaciones |
¿Se puede recuperar un contacto eliminado en HubSpot?
Sí, puedes restaurar un contacto eliminado en HubSpot siempre que haya sido eliminado mediante la opción recuperable y no hayan transcurrido más de 90 días desde su eliminación.
Cuando eliminas un contacto de esta manera, HubSpot lo almacena temporalmente en una especie de papelera de reciclaje del CRM en lugar de destruir inmediatamente todos sus datos.
Esto significa que, si borras un contacto por error, normalmente dispones de tiempo suficiente para localizarlo y devolverlo a tu base de datos.
Puedes consultar más información sobre el funcionamiento del CRM directamente en la web oficial de HubSpot.
Cómo recuperar un contacto eliminado en HubSpot paso a paso
Para comenzar la recuperación, inicia sesión en tu cuenta de HubSpot con un usuario que disponga de los permisos necesarios.
Sigue estos pasos:
- 🔐 Inicia sesión en HubSpot y accede a la cuenta en la que estaba almacenado el contacto.
- 👥 Dirígete a CRM > Contactos desde el menú principal de HubSpot.
- ⋮ Busca en la parte superior derecha el icono de los tres puntos verticales.
- ♻️ Pulsa sobre Restaurar registros para acceder a los elementos eliminados recientemente.
- 🔎 Utiliza los filtros disponibles para localizar el contacto eliminado que quieres recuperar.
- ☑️ Marca la casilla situada junto al nombre del contacto que deseas restaurar.
- 🔄 Pulsa el botón Restaurar situado en la parte superior derecha.
- ✅ Confirma la cantidad de registros que quieres recuperar y vuelve a pulsar Restaurar.
La página de restauración puede abrirse en una nueva pestaña o ventana del navegador, por lo que no debes preocuparte si abandonas temporalmente la pantalla normal de contactos.
Cómo encontrar rápidamente un contacto eliminado
Si tienes muchos registros eliminados, revisar manualmente toda la papelera puede resultar poco práctico, por lo que HubSpot incorpora filtros para localizar registros concretos.
Puedes utilizar el intervalo de fechas para mostrar únicamente los contactos eliminados durante una semana, un mes o cualquier otro período disponible dentro del límite de recuperación.
También puedes utilizar filtros relacionados con usuarios o workflows, algo especialmente útil cuando una automatización ha provocado la eliminación accidental de numerosos contactos.
Si descubres que un workflow está eliminando contactos accidentalmente, conviene detenerlo o modificarlo antes de comenzar la restauración para impedir que vuelva a borrar automáticamente los registros recuperados.
Qué hacer si HubSpot no permite restaurar el contacto
Uno de los problemas que puedes encontrar es que HubSpot no permita completar la restauración aunque el contacto aparezca en la papelera.
Antes de recuperar un contacto eliminado, comprueba que no exista actualmente otro contacto cuyo correo electrónico principal o secundario coincida con el registro que intentas restaurar.
Si existe esa coincidencia, deberás revisar los contactos activos y solucionar primero el conflicto de dirección de correo electrónico.
Puedes buscar el email desde CRM > Contactos y comprobar si ya está siendo utilizado por otro registro.
Cuánto tiempo tienes para recuperar un contacto
HubSpot mantiene los contactos eliminados mediante una eliminación recuperable durante un máximo de 90 días, por lo que resulta recomendable actuar cuanto antes cuando detectes una eliminación accidental.
Cuando finaliza ese período, el contacto deja de estar disponible para su restauración y la información correspondiente puede eliminarse definitivamente.
Por este motivo, si varios usuarios administran tu CRM, es recomendable establecer un procedimiento interno para revisar rápidamente las eliminaciones accidentales.
¿Qué pasa si el contacto se eliminó permanentemente?
HubSpot permite distinguir entre una eliminación recuperable y determinados tipos de eliminación permanente relacionados, entre otros casos, con requisitos de privacidad.
Los contactos eliminados permanentemente no aparecen en la papelera y no pueden restaurarse mediante esta herramienta.
Por tanto, antes de eliminar información sensible o realizar limpiezas masivas del CRM, comprueba cuidadosamente qué tipo de eliminación estás seleccionando.
Puedes ampliar la información sobre privacidad y gestión de datos en la documentación de privacidad y consentimiento de HubSpot.
Qué datos se recuperan al restaurar un contacto
Cuando restauras correctamente un contacto que fue eliminado mediante la opción recuperable, puedes recuperar valores de propiedades, asociaciones y determinadas actividades compatibles vinculadas al registro.
Sin embargo, debes tener en cuenta que la recuperación de un contacto no garantiza necesariamente que absolutamente todos los datos afectados por la eliminación vuelvan a su estado anterior.
Después de realizar la restauración, abre la ficha del contacto y comprueba especialmente su correo electrónico, teléfono, propietario, propiedades personalizadas, asociaciones y actividad reciente.
Esta revisión resulta especialmente importante cuando recuperas contactos relacionados con oportunidades comerciales, empresas, campañas o procesos automatizados.
Cómo recuperar varios contactos eliminados a la vez
Si has eliminado numerosos contactos accidentalmente, no necesitas recuperarlos individualmente porque HubSpot permite seleccionar varios registros simultáneamente.
Sigue estos pasos:
- ♻️ Entra en Restaurar registros desde la página de contactos.
- 📅 Utiliza los filtros para limitar los resultados al período de eliminación que necesitas revisar.
- ☑️ Marca la casilla superior para seleccionar todos los contactos visibles.
- 📋 Amplía la selección si necesitas recuperar más registros disponibles dentro del intervalo elegido.
- 🔄 Pulsa Restaurar.
- ✅ Introduce la cantidad solicitada de registros y confirma nuevamente la restauración.
La herramienta de restauración puede mostrar y recuperar hasta 10.000 registros simultáneamente, por lo que las cuentas con volúmenes superiores pueden necesitar realizar el proceso en varias operaciones.
Permisos necesarios para restaurar contactos
Si no encuentras la opción Restaurar registros, el problema puede estar relacionado con los permisos asignados a tu usuario.
HubSpot indica que la herramienta requiere acceso a la cuenta y determinados permisos administrativos, por lo que un usuario con permisos limitados puede no disponer de esta opción.
En ese caso, solicita ayuda al superadministrador de tu cuenta de HubSpot para comprobar o modificar tus permisos.
Cómo evitar perder contactos importantes en HubSpot
Aunque recuperar contactos eliminados es relativamente sencillo, la mejor estrategia consiste en reducir las posibilidades de que una eliminación accidental provoque pérdidas importantes.
Puedes aplicar estas recomendaciones:
- 🔐 Limita los permisos de eliminación únicamente a los usuarios que realmente los necesiten.
- ⚙️ Revisa periódicamente los workflows que incluyan acciones relacionadas con la eliminación de contactos.
- 📤 Realiza exportaciones periódicas de los contactos más importantes como medida adicional de respaldo.
- 👤 Comprueba siempre el registro seleccionado antes de confirmar una eliminación.
- 📅 Si detectas un error, intenta recuperar el contacto antes de que transcurran los 90 días.
- 🔎 Después de restaurarlo, revisa sus propiedades, asociaciones y actividades para comprobar que la información necesaria continúa disponible.
Diferencia entre eliminar y archivar información
Antes de eliminar contactos de forma masiva, piensa si realmente necesitas borrarlos o simplemente quieres mantener tu base de datos más organizada.
La eliminación puede afectar a información utilizada en listas, automatizaciones, informes, campañas y relaciones con otros registros, por lo que conviene analizar las consecuencias antes de realizar una limpieza importante.
Si utilizas HubSpot como herramienta principal de ventas o marketing, establecer una política interna de gestión de contactos puede ayudarte a prevenir eliminaciones accidentales.
Preguntas frecuentes sobre contactos eliminados en HubSpot
¿Cuánto tiempo guarda HubSpot un contacto eliminado?
HubSpot permite recuperar un contacto eliminado de forma recuperable durante un máximo de 90 días desde su eliminación.
¿Puedo recuperar un contacto eliminado hace más de 90 días?
Una vez superado el período de recuperación, el registro ya no puede restaurarse desde la papelera de HubSpot.
¿Puedo recuperar varios contactos al mismo tiempo?
Sí, HubSpot permite seleccionar y restaurar múltiples registros desde la herramienta de restauración.
¿Puedo recuperar un contacto eliminado permanentemente?
No, los contactos sometidos a una eliminación permanente no pueden recuperarse desde la papelera.
¿Por qué no aparece la opción Restaurar registros?
Normalmente debes comprobar los permisos de tu usuario, ya que la herramienta de restauración requiere determinados permisos de administración de la cuenta.
Conclusión
Si has borrado un registro accidentalmente, recuperar un contacto eliminado en HubSpot es posible en la mayoría de los casos accediendo a CRM, entrando en Contactos y utilizando la opción Restaurar registros.
Lo más importante es realizar la recuperación antes de que transcurran 90 días, comprobar que no exista un contacto activo con el mismo correo electrónico y verificar los datos después de completar la restauración.
Con una correcta configuración de permisos, workflows y copias periódicas de tus contactos, podrás reducir considerablemente el riesgo de perder información comercial importante.