Si necesitas trasladar contactos, empresas, negocios u otros datos desde una hoja de cálculo a tu CRM, aprender cómo importar Excel a HubSpot te permitirá realizar el proceso rápidamente sin introducir cada registro manualmente.
HubSpot dispone de una herramienta de importación que permite utilizar directamente archivos Excel en formato XLSX o XLS, además de archivos CSV, por lo que normalmente no necesitarás convertir tu hoja de cálculo antes de comenzar.
En este tutorial aprenderás a preparar correctamente tu archivo, subirlo a HubSpot, relacionar las columnas con las propiedades del CRM y comprobar que los registros se han importado correctamente.
¿Qué significa importar un Excel a HubSpot?
Importar un Excel a HubSpot significa transferir los datos almacenados en las filas y columnas de una hoja de cálculo al CRM de HubSpot, convirtiendo cada fila en un registro y cada columna en una propiedad.
Por ejemplo, una hoja de Excel que contenga las columnas Nombre, Apellidos, Correo electrónico, Teléfono y Empresa puede utilizarse para crear automáticamente cientos o miles de contactos dentro de HubSpot.
Además de contactos, la herramienta de importación de HubSpot puede utilizarse para trabajar con empresas, negocios, tickets y determinadas actividades, dependiendo del tipo de información que quieras incorporar.
Puedes consultar también el Centro de ayuda sobre importaciones de HubSpot si quieres conocer todas las posibilidades disponibles.
Requisitos del archivo Excel para HubSpot
Antes de comenzar la importación debes revisar cuidadosamente el documento porque una hoja de Excel bien organizada reduce considerablemente los errores durante la carga de datos.
HubSpot admite archivos .xlsx, .xls y .csv, y el archivo utilizado para una importación debe incluir una fila de encabezados que permita identificar el contenido de cada columna.
El documento debe contener una sola hoja, por lo que si tu libro de Excel incluye varias pestañas tendrás que eliminar las adicionales o guardar los datos que quieres importar en un archivo independiente.
También conviene evitar filas completamente vacías, encabezados duplicados, datos mezclados en una misma columna y formatos innecesariamente complejos, ya que una estructura sencilla facilita el reconocimiento de las propiedades.
Si quieres modificar previamente el formato del archivo, puedes consultar la información sobre formatos compatibles con Microsoft Excel.
Ejemplo de estructura de un Excel para HubSpot
Una hoja destinada a importar contactos podría contener una estructura como la siguiente:
| Campo en Excel | Ejemplo | Propiedad en HubSpot |
|---|---|---|
| Nombre | Laura | Nombre |
| Apellidos | García López | Apellidos |
| laura@ejemplo.com | Correo electrónico | |
| Teléfono | 600123456 | Número de teléfono |
| Empresa | Empresa Ejemplo | Nombre de empresa |
| Ciudad | Madrid | Ciudad |
La primera fila debe actuar como encabezado, mientras que cada una de las siguientes filas debe contener la información correspondiente a un registro.
Cómo importar Excel a HubSpot paso a paso
Una vez preparado el archivo puedes comenzar la importación desde tu cuenta siguiendo estos pasos:
- 🔐 Inicia sesión en HubSpot con una cuenta que tenga permisos suficientes para importar y editar el tipo de registros que quieres añadir.
- 📂 Accede a Gestión de datos > Integración de datos, que puedes encontrar desde la sección Más en determinadas configuraciones de la navegación de HubSpot.
- 📥 Busca la sección destinada a importar archivos y selecciona Importar datos para abrir el asistente de importación.
- 🎯 Selecciona el tipo de objeto que quieres importar, como contactos, empresas, negocios u otro tipo de registro disponible en tu cuenta.
- 📄 Selecciona la opción para subir un archivo y elige desde tu ordenador el documento Excel que has preparado.
- 🌍 Indica correctamente el idioma utilizado en los encabezados de las columnas, ya que esto ayuda a HubSpot a reconocer y relacionar automáticamente los campos disponibles.
- 🔗 Revisa la pantalla de asignación de columnas, donde HubSpot intentará relacionar cada encabezado de Excel con una propiedad existente del CRM.
- ➕ Si alguna columna no tiene una propiedad equivalente, selecciona otra propiedad disponible, crea una propiedad personalizada cuando resulte necesario o decide no importar esa columna.
- ✅ Comprueba cuidadosamente todas las correspondencias antes de continuar, especialmente las relacionadas con correo electrónico, teléfono, empresa, identificadores y propiedades personalizadas.
- 🚀 Configura las opciones finales disponibles, asigna un nombre descriptivo a la importación cuando corresponda e inicia el proceso para que HubSpot procese los registros del Excel.
Cómo relacionar las columnas de Excel con HubSpot
La asignación de propiedades es una de las partes más importantes de todo el proceso porque determina dónde se guardará cada dato después de completar la importación.
Si tu Excel contiene una columna llamada Email, por ejemplo, deberás comprobar que HubSpot la está relacionando con la propiedad correspondiente al correo electrónico del contacto y no con otro campo.
Cuando HubSpot no encuentra una coincidencia automática puedes seleccionar manualmente la propiedad adecuada, evitando que información importante termine almacenada en el lugar equivocado.
También puedes crear previamente propiedades personalizadas en HubSpot para almacenar información específica de tu negocio que no forme parte de las propiedades predeterminadas del CRM.
Cómo actualizar contactos existentes desde Excel
La importación no sirve únicamente para crear registros nuevos, ya que también puedes utilizar un Excel para actualizar información que ya existe en HubSpot.
Para actualizar correctamente registros existentes necesitas utilizar un identificador único que permita a HubSpot saber qué fila del archivo corresponde a cada registro almacenado en el CRM.
En el caso de los contactos, el correo electrónico puede servir como identificador en determinados procesos, mientras que también puedes trabajar con el ID del registro o con otras propiedades configuradas como valores únicos según el objeto utilizado.
Esta función resulta especialmente útil cuando quieres actualizar de forma masiva datos como teléfonos, cargos, ciudades, propietarios, estados o cualquier otra propiedad sin editar los contactos individualmente.
Cómo importar contactos y empresas desde Excel
Cuando tu hoja contiene información relacionada con varios tipos de registros, puedes utilizar las importaciones avanzadas de HubSpot para importar varios objetos y crear asociaciones entre ellos.
Por ejemplo, puedes importar información de contactos y empresas y conseguir que cada contacto quede relacionado con la compañía correspondiente siempre que el archivo esté preparado correctamente.
Esta opción es especialmente útil durante una migración desde otro CRM, porque permite conservar una estructura de datos mucho más completa que una simple importación independiente de contactos.
Errores frecuentes al importar Excel a HubSpot
Uno de los problemas más habituales aparece cuando el archivo contiene varias hojas, ya que HubSpot exige utilizar una única hoja para este tipo de importaciones.
También pueden producirse errores cuando existen identificadores incorrectos, valores incompatibles con el tipo de propiedad seleccionado o campos obligatorios con información no válida.
Otro error frecuente consiste en seleccionar incorrectamente una propiedad durante la asignación, por lo que siempre debes revisar cada columna antes de ejecutar definitivamente la importación.
Consejos antes de importar muchos registros
Si vas a importar miles de registros, resulta recomendable realizar primero una prueba con un archivo pequeño para comprobar que nombres, correos, teléfonos y propiedades aparecen exactamente donde esperas.
También es conveniente guardar una copia del archivo Excel original antes de modificar columnas o eliminar información, especialmente cuando estás realizando una migración importante.
Dedica unos minutos a eliminar registros duplicados, correos incorrectos y datos obsoletos, porque importar una base de datos limpia hará que tu CRM resulte mucho más útil posteriormente.
Tabla resumen para importar Excel a HubSpot
| Paso | Qué debes hacer |
|---|---|
| 1 | Preparar el archivo Excel |
| 2 | Mantener una sola hoja |
| 3 | Crear encabezados claros |
| 4 | Acceder a la herramienta de importación |
| 5 | Seleccionar el tipo de objeto |
| 6 | Subir el archivo XLSX, XLS o CSV |
| 7 | Relacionar columnas y propiedades |
| 8 | Revisar posibles errores |
| 9 | Ejecutar la importación |
| 10 | Comprobar los registros creados |
¿Es mejor importar XLSX o CSV a HubSpot?
Si ya tienes tus datos correctamente organizados en Excel puedes utilizar directamente un archivo XLSX, por lo que no es obligatorio convertirlo previamente a CSV.
El formato CSV puede ser práctico cuando trabajas con grandes conjuntos de datos o necesitas intercambiar información entre diferentes plataformas, aunque debes prestar especial atención a la codificación de caracteres cuando existen tildes, eñes o símbolos especiales.
HubSpot indica que los archivos que contienen caracteres de otros idiomas deben utilizar codificación UTF-8, algo especialmente relevante cuando trabajas con información en español.
Conclusión
Saber cómo importar Excel a HubSpot te permite trasladar rápidamente una base de datos completa al CRM y ahorrar una enorme cantidad de trabajo manual.
La clave consiste en preparar correctamente la hoja, utilizar encabezados claros, identificadores adecuados y una sola hoja, y revisar cuidadosamente la asignación de propiedades antes de ejecutar la importación.
Una vez que domines este procedimiento podrás utilizar Excel para crear contactos en masa, actualizar registros existentes, migrar información desde otros sistemas y mantener organizada tu base de datos de HubSpot de una forma mucho más eficiente.