Si quieres enviar un mensaje en un momento determinado sin tener que conectarte manualmente, aprender cómo programar un correo en HubSpot te permitirá organizar mejor tus comunicaciones comerciales y ahorrar tiempo.
HubSpot incorpora la función Enviar más tarde, con la que puedes redactar un correo desde el CRM y establecer una fecha y una hora concretas para que se envíe automáticamente.
Esta herramienta resulta especialmente útil cuando trabajas con clientes ubicados en diferentes zonas horarias, quieres preparar seguimientos con antelación o necesitas que tus mensajes lleguen durante determinadas franjas del día.
En esta guía aprenderás cómo programar emails individuales y correos de marketing en HubSpot, además de consultar y cancelar los mensajes que ya tengas programados.
Tabla resumen
| Opción | Función |
|---|---|
| 📧 Enviar más tarde | Programa un correo individual desde el CRM |
| 📅 Fecha personalizada | Permite elegir el día exacto del envío |
| ⏰ Hora personalizada | Permite seleccionar la hora del envío |
| 🌍 Zona horaria | Ayuda a adaptar el envío al destinatario |
| 📊 Mejor momento para enviar | Puede seleccionar una hora según la interacción previa |
| ❌ Cancelar envío | Permite eliminar un correo antes de que sea enviado |
| 📢 Email de marketing | Permite programar campañas para una fecha determinada |
Qué necesitas para programar un correo en HubSpot
Antes de comenzar, debes comprobar que tienes una bandeja de entrada conectada correctamente a HubSpot, ya que es necesaria para utilizar la programación de emails individuales desde el CRM.
HubSpot admite esta función con Gmail, Microsoft Office 365 y bandejas conectadas mediante IMAP, mientras que los correos individuales alojados directamente por HubSpot no pueden utilizarse para este tipo de programación.
Puedes gestionar tus contactos, comunicaciones y herramientas comerciales desde la plataforma oficial de HubSpot.
También es recomendable comprobar que la zona horaria configurada en tu cuenta sea correcta antes de programar mensajes, especialmente cuando trabajas con contactos internacionales.
Cómo programar un correo en HubSpot desde un contacto
El procedimiento más habitual consiste en programar un email directamente desde el registro de un contacto, empresa, negocio o ticket dentro del CRM.
Sigue estos pasos:
- 🔐 Inicia sesión en tu cuenta de HubSpot y accede al CRM.
- 👤 Entra en Contactos, Empresas, Negocios o Tickets, dependiendo del registro desde el que quieras enviar el mensaje.
- 🔎 Abre el registro del contacto o elemento correspondiente haciendo clic sobre su nombre.
- ✉️ Pulsa la opción Correo electrónico situada dentro del registro.
- 📝 Escribe el contenido del mensaje y añade una línea de asunto clara para el destinatario.
- ⬇️ Localiza la flecha situada junto al botón de envío y selecciona Enviar más tarde.
- 📅 Selecciona cuándo quieres enviar el correo, utilizando una de las opciones disponibles.
- ✅ Revisa los datos y pulsa Programar para confirmar el envío.
Una vez realizado este proceso, HubSpot almacenará el mensaje con el estado Programado hasta que llegue la fecha y la hora seleccionadas.
Opciones disponibles al elegir Enviar más tarde
Cuando seleccionas Enviar más tarde, HubSpot puede ofrecer diferentes alternativas para determinar cuándo debe salir tu correo electrónico.
La opción Mañana permite preparar rápidamente un mensaje para el día siguiente sin tener que introducir manualmente todos los datos de programación.
La opción Personalizada te permite establecer una fecha y hora determinadas, por lo que resulta especialmente práctica cuando necesitas controlar exactamente cuándo recibirá el usuario tu mensaje.
Actualmente, HubSpot permite programar determinados correos individuales con una antelación de hasta seis meses, lo que facilita la preparación de seguimientos futuros.
Los usuarios de determinadas versiones de Sales Hub Professional o Enterprise también pueden disponer de la función Mejor momento para enviar, que utiliza la interacción anterior del destinatario para seleccionar un momento de envío.
Puedes consultar los detalles actualizados de esta herramienta en la guía de programación de correos individuales de HubSpot.
Cómo programar un email de marketing en HubSpot
Si quieres enviar una campaña a numerosos contactos, deberás utilizar las herramientas de email marketing de HubSpot en lugar del correo individual del CRM.
El procedimiento general es el siguiente:
- 📢 Accede a Marketing > Correo electrónico dentro de tu cuenta de HubSpot.
- ✍️ Crea un nuevo correo de marketing o abre uno que hayas guardado previamente como borrador.
- 🎨 Configura el diseño, contenido, asunto, remitente y destinatarios de tu campaña.
- 📅 Accede al apartado relacionado con la programación del envío.
- ⏳ Selecciona Programar para más tarde en lugar de enviar el mensaje inmediatamente.
- 🗓️ Elige la fecha en la que quieres realizar el envío.
- 🕐 Selecciona la hora correspondiente.
- 🔍 Comprueba los destinatarios, contenido y configuración antes de continuar.
- ✅ Pulsa Revisar y programar y confirma finalmente la programación.
Esta opción es especialmente interesante para preparar con antelación newsletters, promociones, comunicaciones comerciales, lanzamientos o campañas de captación.
Cómo utilizar las zonas horarias de los destinatarios
Cuando tienes contactos en distintos países, enviar el mismo correo simultáneamente puede provocar que algunos usuarios lo reciban durante la noche o en horarios poco adecuados.
En determinadas modalidades de Marketing Hub Professional y Enterprise, HubSpot permite programar campañas teniendo en cuenta la zona horaria de cada destinatario.
Para configurarlo:
- 🌍 Abre el correo de marketing que quieres programar.
- 📅 Selecciona Programar para más tarde.
- 🗓️ Configura la fecha y la hora deseadas.
- 🌐 Localiza la configuración correspondiente a la zona horaria.
- 👥 Selecciona Zona horaria del destinatario cuando esta alternativa esté disponible.
- ✅ Revisa la configuración y programa la campaña.
De esta manera puedes conseguir que diferentes usuarios reciban una campaña aproximadamente en el mismo horario local, aunque vivan en países diferentes.
Cómo cancelar un correo programado en HubSpot
Puede ocurrir que después de programar un correo detectes un error, cambien las circunstancias comerciales o simplemente ya no quieras enviar el mensaje.
HubSpot permite cancelar un correo programado eliminándolo antes de su envío, aunque un email individual ya programado no puede editarse directamente y debe eliminarse y sustituirse por otro si necesitas modificarlo.
Para cancelarlo:
- 🔎 Localiza el registro asociado al correo o accede al área correspondiente de correos electrónicos.
- 🕐 Busca el mensaje identificado con el estado Programado.
- 🗑️ Selecciona la opción para eliminar o cancelar el correo programado.
- ✍️ Si necesitas cambiar el contenido, crea un nuevo mensaje con las modificaciones correspondientes.
- 📅 Configura nuevamente la fecha y hora de envío.
Es recomendable revisar cuidadosamente el asunto, destinatario, enlaces y contenido antes de programar el mensaje para evitar tener que repetir todo el procedimiento.
Ventajas de programar correos en HubSpot
Una de las principales ventajas de esta función es que puedes preparar tu actividad comercial con antelación y reducir el número de tareas manuales que debes realizar cada día.
También puedes programar tus mensajes para que lleguen en horarios más adecuados para los destinatarios, en lugar de enviarlos automáticamente en el momento en que terminas de escribirlos.
La programación resulta especialmente útil para organizar seguimientos de oportunidades comerciales, recordatorios, propuestas, comunicaciones posteriores a reuniones y campañas de marketing.
Además, centralizar estas tareas en el CRM permite mantener un historial de comunicaciones asociado a cada contacto, facilitando el seguimiento del proceso comercial.
Consejos para programar emails correctamente
No basta con seleccionar una fecha y una hora, ya que el contenido y el contexto del mensaje también influyen directamente en su efectividad.
✅ Utiliza un asunto claro y específico para que el destinatario entienda rápidamente el objetivo del correo.
✅ Comprueba siempre el nombre y la dirección del destinatario antes de programarlo.
✅ Revisa todos los enlaces incluidos en el mensaje para asegurarte de que funcionan correctamente.
✅ Evita programar comunicaciones importantes sin comprobar previamente la zona horaria del destinatario.
✅ Utiliza las opciones de personalización de HubSpot para adaptar el correo a cada contacto cuando sea apropiado.
✅ Revisa periódicamente tus correos programados para comprobar que siguen teniendo sentido antes de enviarse.
Diferencia entre programar un correo y crear una automatización
Programar un correo significa determinar previamente una fecha y una hora concreta en la que se enviará un mensaje que ya has preparado.
Una automatización mediante workflows funciona de manera diferente, porque el envío puede producirse cuando un contacto cumple determinadas condiciones o ejecuta una acción específica.
Por ejemplo, puedes utilizar la programación para enviar una propuesta comercial el próximo lunes, mientras que un workflow puede enviar automáticamente un correo cuando un contacto rellena un formulario, cambia de fase o cumple determinados criterios.
Elegir entre ambos sistemas dependerá de si necesitas controlar una fecha específica o automatizar una acción en función del comportamiento de tus contactos.
Conclusión
Aprender cómo programar un correo en HubSpot es una forma sencilla de organizar tus comunicaciones y conseguir que tus mensajes se envíen automáticamente en el momento que hayas elegido.
Para los correos individuales puedes utilizar Enviar más tarde desde el registro correspondiente, mientras que para campañas puedes configurar la programación desde las herramientas de email marketing de HubSpot.
Si además trabajas con clientes internacionales, las funciones relacionadas con zonas horarias y optimización del momento de envío pueden ayudarte a adaptar mejor tus comunicaciones.
Con una buena combinación de programación, personalización y automatización, puedes reducir tareas repetitivas y mantener un seguimiento comercial mucho más ordenado.