Segmentar en HubSpot te permite dividir tus contactos, empresas, negocios y otros registros en grupos específicos para enviar comunicaciones más relevantes, automatizar acciones y analizar mejor tu base de datos.
Si utilizas correctamente la segmentación de HubSpot, puedes dejar de tratar a todos tus contactos de la misma manera y empezar a personalizar tus campañas según sus características, intereses y comportamiento.
HubSpot denomina actualmente segmentos a lo que anteriormente se conocía principalmente como listas, y permite crear tanto segmentos activos como estáticos para organizar registros según diferentes criterios.
En esta guía aprenderás cómo segmentar en HubSpot paso a paso, qué criterios puedes utilizar y cómo aprovechar tus segmentos para mejorar tus acciones de marketing y ventas.
¿Qué significa segmentar en HubSpot? 🎯
La segmentación en HubSpot consiste en agrupar registros que comparten determinadas características utilizando información almacenada en tu CRM.
Por ejemplo, puedes crear un segmento formado únicamente por contactos de España, otro con personas que han solicitado una demostración y otro con clientes que han comprado un producto determinado.
Esta organización permite crear estrategias mucho más precisas porque puedes dirigir cada correo electrónico, workflow, anuncio o campaña al público adecuado.
Además, cuanto mejor organizada esté tu información en el CRM, más fácil será crear segmentos específicos sin tener que revisar manualmente cada contacto.
Puedes conocer las diferentes herramientas de la plataforma directamente desde la página oficial de HubSpot.
Tabla resumen de la segmentación en HubSpot
| Elemento | Para qué sirve | Ejemplo |
|---|---|---|
| Segmento activo | Se actualiza automáticamente | Leads interesados en un producto |
| Segmento estático | Mantiene un grupo determinado de registros | Asistentes a un evento |
| Propiedades | Segmentan según datos del CRM | País, empresa o cargo |
| Actividad | Segmenta según comportamiento | Visitas o formularios |
| AND | Exige cumplir varios criterios | España Y cliente |
| OR | Permite cumplir uno u otro criterio | Madrid O Barcelona |
| Exclusiones | Evita incluir determinados registros | Excluir clientes actuales |
Cómo segmentar en HubSpot paso a paso 🧩
La forma más habitual de crear una segmentación en HubSpot consiste en utilizar la herramienta Segmentos y establecer condiciones que determinen qué registros deben formar parte del grupo.
Los nombres exactos de algunas opciones pueden variar ligeramente dependiendo de tu suscripción y configuración, pero actualmente puedes acceder a la herramienta desde CRM > Segmentos en las cuentas que muestran esta navegación.
Sigue estos pasos para crear tu primera segmentación:
- Inicia sesión en HubSpot y abre tu cuenta habitual.
- Accede al menú CRM y entra en Segmentos.
- Pulsa la opción correspondiente para crear un nuevo segmento.
- Selecciona el tipo de objeto que quieres segmentar, como contactos, empresas o negocios.
- Añade los criterios o filtros que deberán cumplir los registros.
- Combina diferentes condiciones mediante operadores AND y OR cuando necesites una segmentación más precisa.
- Comprueba la vista previa de los registros para verificar que los criterios seleccionados ofrecen el resultado esperado.
- Asigna un nombre descriptivo que permita identificar rápidamente la finalidad del segmento.
- Selecciona si quieres crear un segmento activo o estático.
- Guarda la configuración para que HubSpot pueda procesar el segmento.
Una buena práctica consiste en utilizar nombres como “Leads España – Demo solicitada – 2026” en lugar de nombres genéricos como “Lista nueva” o “Contactos 2”.
Diferencia entre segmentos activos y estáticos 🔄
Elegir correctamente entre un segmento activo y uno estático es fundamental para evitar problemas cuando utilices posteriormente esos contactos en campañas o automatizaciones.
Un segmento activo añade y elimina automáticamente registros conforme estos empiezan o dejan de cumplir los criterios configurados.
Por ejemplo, puedes crear un segmento activo llamado “Leads interesados en producto X” y hacer que cualquier nuevo contacto que cumpla las condiciones se incorpore automáticamente.
Los segmentos estáticos, en cambio, representan un conjunto de registros que no modifica automáticamente su pertenencia después de su creación.
Este segundo formato resulta especialmente útil para eventos, importaciones concretas, campañas puntuales o grupos que necesitas conservar sin cambios automáticos.
Puedes consultar también la documentación oficial sobre segmentos de HubSpot para conocer las opciones disponibles actualmente.
Cómo segmentar contactos mediante propiedades 📋
Las propiedades de HubSpot son uno de los recursos más importantes para construir segmentos precisos porque almacenan información sobre cada registro.
Puedes utilizar propiedades estándar como país, ciudad, cargo, propietario del contacto, etapa del ciclo de vida o fecha de creación.
También puedes crear propiedades personalizadas adaptadas a las necesidades concretas de tu empresa.
Por ejemplo, si dispones de una propiedad llamada “Producto de interés”, puedes crear segmentos independientes para usuarios interesados en cada servicio de tu catálogo.
Cuantos más datos fiables tengas almacenados en el CRM, mayores posibilidades tendrás de crear una segmentación avanzada y personalizada.
Cómo segmentar según el comportamiento del usuario 👤
La segmentación no tiene que limitarse exclusivamente a datos como el país o el puesto de trabajo, ya que también puedes aprovechar determinadas interacciones realizadas por tus contactos.
Dependiendo de las herramientas disponibles en tu cuenta, puedes construir grupos relacionados con acciones como envíos de formularios, interacciones de marketing, actividad registrada o pertenencia a otros segmentos.
Por ejemplo, puedes identificar a las personas que han mostrado interés en una determinada oferta y crear una campaña específica diseñada para avanzar su relación con tu empresa.
Este enfoque permite pasar de una segmentación puramente demográfica a una segmentación basada en intención y comportamiento.
Cómo combinar filtros AND y OR 🔍
Los operadores AND y OR son esenciales para crear segmentos complejos sin incluir contactos que realmente no pertenecen al público que quieres alcanzar.
El operador AND establece que deben cumplirse simultáneamente diferentes condiciones.
Por ejemplo, podrías seleccionar País = España AND etapa del ciclo de vida = Lead para obtener exclusivamente leads situados en España.
El operador OR permite incluir registros que cumplan una condición u otra.
Por ejemplo, podrías utilizar Ciudad = Madrid OR Ciudad = Barcelona para agrupar contactos de cualquiera de esas dos ciudades.
Antes de guardar una segmentación compleja, revisa cuidadosamente la lógica aplicada porque una combinación incorrecta de AND y OR puede ampliar o reducir considerablemente tus resultados.
Ejemplos de segmentación en HubSpot 💡
Una de las mejores formas de aprender cómo segmentar contactos en HubSpot consiste en partir de casos prácticos relacionados con tus objetivos.
Puedes utilizar ideas como estas:
- Leads nuevos: contactos creados durante los últimos días que todavía no han avanzado en tu proceso comercial.
- Clientes actuales: contactos asociados a personas o empresas que ya mantienen una relación comercial contigo.
- Leads por ubicación: contactos segmentados según país, región o ciudad.
- Contactos por producto: usuarios interesados en un producto, servicio o categoría determinada.
- Leads cualificados: contactos que reúnen determinadas características comerciales definidas por tu empresa.
- Contactos inactivos: personas que llevan cierto tiempo sin realizar las acciones que consideras relevantes.
- Asistentes a eventos: usuarios registrados o relacionados con una campaña, webinar o evento determinado.
Cómo utilizar tus segmentos de HubSpot 🚀
Crear el segmento es solo el primer paso porque el verdadero potencial aparece cuando utilizas esos grupos dentro de otras herramientas de marketing, ventas y automatización.
Los segmentos pueden utilizarse en diferentes funciones de HubSpot, incluyendo emails de marketing, workflows, audiencias publicitarias, informes y determinadas encuestas, dependiendo del objeto y de las herramientas contratadas.
Puedes utilizar un segmento activo como criterio para iniciar un workflow, por ejemplo, y automatizar una serie de acciones cada vez que un contacto cumpla las condiciones.
También puedes seleccionar determinados segmentos como destinatarios o exclusiones cuando prepares una campaña de email marketing.
La clave consiste en conectar la segmentación con tus objetivos para convertir los datos almacenados en HubSpot en acciones concretas y personalizadas.
Buenas prácticas al segmentar en HubSpot ✅
Mantén una estructura clara para evitar terminar con decenas o cientos de segmentos difíciles de identificar y administrar.
Utiliza siempre nombres descriptivos que permitan saber qué contiene cada segmento sin necesidad de abrirlo.
Revisa periódicamente tus propiedades y datos del CRM, ya que una segmentación solo será fiable cuando la información utilizada como criterio también lo sea.
Evita crear varios segmentos prácticamente idénticos cuando puedas reutilizar uno existente o adaptar sus filtros.
Utiliza segmentos activos para públicos que cambian continuamente y reserva los estáticos para grupos concretos que necesitas mantener estables.
Comprueba siempre la cantidad y algunos ejemplos de registros incluidos antes de lanzar una campaña masiva o automatización.
Si quieres profundizar en el uso profesional de la plataforma, puedes acceder gratuitamente a HubSpot Academy para ampliar tus conocimientos sobre CRM, marketing y automatización.
Conclusión
Aprender cómo segmentar en HubSpot te permitirá organizar mejor tu base de datos y crear acciones mucho más relevantes para cada tipo de contacto.
La combinación de segmentos activos, segmentos estáticos, propiedades, actividad y filtros AND/OR ofrece numerosas posibilidades para adaptar HubSpot a prácticamente cualquier estrategia comercial.
Empieza creando segmentaciones sencillas y, a medida que controles la herramienta, combina diferentes condiciones para construir audiencias cada vez más específicas.
Una buena estrategia de segmentación no consiste en crear el mayor número posible de grupos, sino en disponer de segmentos útiles que puedas convertir en campañas, automatizaciones y decisiones comerciales concretas.