Si utilizas HubSpot para gestionar clientes y oportunidades comerciales, saber cómo llamar desde HubSpot te permitirá contactar con tus leads sin abandonar el CRM y mantener toda la actividad comercial organizada en un mismo lugar.
La función de llamadas de HubSpot CRM permite iniciar conversaciones telefónicas desde los registros de contactos, guardar información sobre cada llamada y consultar posteriormente el historial de interacciones con cada cliente.
Además, puedes utilizar un número proporcionado por HubSpot, registrar determinados números existentes o conectar proveedores compatibles dependiendo de la configuración y suscripción de tu cuenta.
📞 Qué necesitas para llamar desde HubSpot
Antes de intentar realizar tu primera llamada, debes comprobar que tu cuenta dispone de acceso a las funciones de llamadas y que tu usuario tiene los permisos correspondientes.
Las llamadas mediante las herramientas nativas están disponibles en determinadas modalidades de Sales Hub y Service Hub, y para realizarlas necesitas tener asignado el asiento correspondiente.
También necesitarás disponer de un micrófono correctamente configurado si vas a realizar la conversación directamente desde el navegador.
Es recomendable utilizar un navegador actualizado y conceder a HubSpot los permisos necesarios para acceder al micrófono y al audio de tu ordenador.
Puedes obtener más información sobre las funciones disponibles visitando la página oficial de HubSpot.
⚙️ Cómo configurar las llamadas en HubSpot
Antes de llamar a tus contactos, tendrás que configurar el sistema de telefonía que utilizará tu cuenta.
Puedes registrar determinados números existentes como números de salida, utilizar un número proporcionado por HubSpot o recurrir a un proveedor de llamadas compatible según tus necesidades.
Para configurar las llamadas, sigue estos pasos:
- 🔐 Inicia sesión en HubSpot con tu cuenta habitual.
- ⚙️ Haz clic en el icono de Configuración situado en la barra superior.
- 📞 Accede a las opciones relacionadas con Llamadas dentro de la configuración.
- ☎️ Selecciona la opción correspondiente para conectar o configurar las llamadas.
- 📱 Añade o selecciona el número de teléfono que quieres utilizar.
- ✅ Completa la verificación del número cuando HubSpot te lo solicite.
Si registras un número existente como identificador para llamadas salientes, HubSpot puede solicitarte una comprobación mediante SMS o llamada telefónica para confirmar que tienes acceso al número.
☎️ Cómo llamar desde HubSpot a un contacto
Una vez configurado el sistema, puedes realizar una llamada directamente desde el registro de un contacto sin tener que copiar manualmente su teléfono en otra aplicación.
El procedimiento es sencillo:
- 👤 Entra en Contactos dentro de HubSpot.
- 🔎 Busca la persona a la que quieres realizar la llamada.
- 📋 Abre su registro de contacto.
- 📞 Localiza y pulsa la opción Llamar.
- 🔢 Comprueba que aparece seleccionado el número correcto del contacto.
- ☎️ Selecciona el número desde el que quieres llamar cuando tengas varias opciones configuradas.
- ▶️ Pulsa el botón para iniciar la llamada.
- 📝 Utiliza el espacio disponible para tomar notas durante la conversación.
- ⏹️ Finaliza la llamada cuando termine la conversación.
HubSpot también permite iniciar llamadas desde diferentes zonas del CRM, como el índice de contactos, el registro individual del contacto y otras herramientas de llamadas disponibles en la plataforma.
Una de las opciones más cómodas es realizar la conversación utilizando directamente el navegador del ordenador.
Cuando utilizas esta modalidad, el audio pasa por tu ordenador, por lo que resulta especialmente práctico trabajar con unos auriculares con micrófono.
Antes de iniciar la conversación, comprueba que el navegador tiene autorización para utilizar el micrófono, ya que bloquear este permiso puede impedir que la otra persona te escuche.
También conviene realizar una prueba previa del sonido si vas a efectuar llamadas comerciales importantes para evitar problemas de volumen, eco o selección incorrecta del micrófono.
📱 Registrar tu propio número para realizar llamadas
Si quieres que tus contactos vean un número que ya utilizas habitualmente, puedes registrar un número telefónico de salida compatible.
Un número registrado de esta manera puede mostrarse como identificador cuando realizas determinadas llamadas desde HubSpot, pero las llamadas entrantes dirigidas a ese número continúan llegando normalmente al dispositivo o línea asociada y no necesariamente al navegador de HubSpot.
Para añadirlo puedes acceder a Configuración > General > Llamadas y seguir el proceso para registrar y verificar el número.
HubSpot puede enviarte un código de verificación mediante SMS o llamada para comprobar que realmente tienes acceso a esa línea.
Puedes consultar los detalles actualizados en la documentación de llamadas de HubSpot.
📞 Utilizar un número proporcionado por HubSpot
Otra posibilidad consiste en solicitar un número de teléfono proporcionado por HubSpot, siempre que esta opción esté disponible para tu cuenta y ubicación.
A diferencia de un número registrado únicamente para llamadas salientes, un número proporcionado por HubSpot puede ofrecer funciones adicionales relacionadas con llamadas entrantes, líneas compartidas y buzón de voz.
La disponibilidad del número, los prefijos y determinadas funciones puede variar según el país, la normativa telefónica y el tipo de suscripción.
📝 Qué hacer durante una llamada en HubSpot
Una de las principales ventajas de llamar desde el CRM es que puedes consultar toda la información relevante del contacto mientras mantienes la conversación telefónica.
Puedes aprovechar ese momento para escribir notas, revisar oportunidades comerciales, consultar correos anteriores y comprobar otras interacciones registradas en la ficha del cliente.
Registrar los puntos importantes inmediatamente evita que dependas de tu memoria y facilita que otros miembros del equipo conozcan el estado real de cada conversación.
✅ Qué hacer después de finalizar la llamada
Cuando termines una llamada, dedica unos segundos a completar toda la información relevante antes de pasar al siguiente contacto.
Puedes registrar el resultado de la llamada, ampliar tus notas y añadir cualquier información necesaria para continuar posteriormente el proceso comercial.
Si el cliente te pide que vuelvas a contactar otro día, puedes crear una tarea de seguimiento para evitar olvidos.
También puedes actualizar propiedades del contacto, avanzar una oportunidad comercial o registrar información que pueda ser importante para el resto del equipo de ventas o atención al cliente.
📊 Tabla resumen para llamar desde HubSpot
| Acción | Qué debes hacer | Objetivo |
|---|---|---|
| Configurar llamadas | Acceder a la configuración de llamadas | Activar la herramienta |
| Añadir un número | Registrar, obtener o conectar un número compatible | Identificar tus llamadas |
| Buscar un contacto | Entrar en su ficha dentro del CRM | Consultar sus datos |
| Iniciar llamada | Pulsar la opción Llamar | Contactar con el cliente |
| Tomar notas | Registrar información durante la conversación | Conservar el contexto |
| Finalizar llamada | Completar el registro de actividad | Mantener actualizado el CRM |
| Crear seguimiento | Programar una tarea si es necesario | No perder oportunidades |
⚠️ Por qué no puedo llamar desde HubSpot
Si el botón de llamada no aparece o la herramienta no funciona correctamente, comprueba primero que dispones de una suscripción y asiento compatibles con la función que intentas utilizar.
También debes revisar que tu usuario tenga los permisos adecuados y que las funciones de llamadas estén configuradas correctamente dentro de la cuenta.
Si la llamada comienza pero no funciona el sonido, revisa los permisos del navegador y asegúrate de haber seleccionado el micrófono y los altavoces correctos.
Otro aspecto que debes comprobar es la disponibilidad de llamadas para el país o tipo de número que intentas utilizar, ya que existen restricciones geográficas y regulatorias.
🚀 Consejos para aprovechar las llamadas de HubSpot
Integrar las llamadas dentro del CRM resulta especialmente útil cuando quieres mejorar la productividad comercial y evitar que la información quede repartida entre diferentes herramientas.
Puedes aplicar estas recomendaciones:
- 🎧 Utiliza auriculares con micrófono para obtener un sonido más claro.
- 📝 Escribe notas durante la llamada para no olvidar información importante.
- 👤 Revisa el historial del contacto antes de llamar para disponer de contexto sobre el cliente.
- 📅 Crea una tarea de seguimiento inmediatamente cuando sea necesario volver a contactar.
- 📊 Registra correctamente los resultados para poder analizar después la actividad de llamadas del equipo.
- 🔢 Comprueba periódicamente los minutos disponibles, ya que los límites pueden depender del tipo de suscripción.
- 🔒 Respeta siempre la legislación aplicable sobre llamadas, privacidad y grabación de conversaciones en los países donde operes.
❓ ¿Se pueden recibir llamadas en HubSpot?
HubSpot también permite recibir determinadas llamadas entrantes directamente en el navegador cuando utilizas una configuración y un número compatibles.
Esta opción puede resultar especialmente interesante para equipos de ventas y servicio al cliente, ya que permite atender la llamada mientras tienes delante la ficha del contacto y sus interacciones anteriores.
Los números registrados únicamente como números salientes funcionan de manera diferente, porque las llamadas que reciben continúan llegando normalmente al teléfono o dispositivo asociado al número.
🎯 Conclusión
Aprender cómo llamar desde HubSpot puede ayudarte a centralizar tus conversaciones comerciales, mantener actualizado el historial de cada cliente y reducir el tiempo que pierdes cambiando entre el CRM y aplicaciones telefónicas externas.
El proceso consiste principalmente en configurar un número compatible, abrir el contacto, iniciar la llamada y registrar correctamente el resultado para que cada conversación quede integrada en tu actividad comercial.
Si realizas llamadas habitualmente, combinar esta herramienta con tareas, notas, oportunidades y el resto de funciones de HubSpot CRM te permitirá crear un proceso de seguimiento mucho más organizado y eficiente.