Aprender cómo trabajar en Salesforce puede ayudarte a gestionar clientes, organizar oportunidades comerciales, realizar seguimientos y consultar información importante desde una única plataforma.
Salesforce es una plataforma CRM (Customer Relationship Management) utilizada para centralizar información relacionada con clientes, contactos, ventas, atención al cliente y otros procesos empresariales.
Aunque al principio su interfaz puede parecer compleja, comprender sus objetos principales y su sistema de navegación te permitirá empezar a trabajar rápidamente.
En esta guía descubrirás cómo utilizar las funciones más habituales de Salesforce y cómo organizar correctamente tu trabajo diario.
¿Qué es Salesforce y para qué sirve? ☁️
Salesforce es una plataforma CRM basada en la nube que permite gestionar las relaciones e interacciones con clientes y clientes potenciales.
Puedes conocer con más detalle las características de la plataforma desde la página oficial de Salesforce CRM.
Dependiendo de la configuración realizada por tu empresa, podrás utilizar Salesforce para gestionar contactos, registrar llamadas, controlar oportunidades, crear tareas, consultar informes o atender casos de clientes.
Una de sus principales ventajas es que la información queda almacenada dentro de registros relacionados entre sí, facilitando que diferentes departamentos puedan trabajar utilizando datos centralizados.
Elementos principales de Salesforce 🧩
Antes de comenzar a trabajar con Salesforce conviene familiarizarte con algunos conceptos que aparecerán constantemente en la plataforma.
| Elemento | Para qué sirve |
|---|---|
| Candidatos o Leads | Gestionar clientes potenciales |
| Cuentas | Registrar empresas u organizaciones |
| Contactos | Guardar personas relacionadas con las cuentas |
| Oportunidades | Controlar posibles operaciones comerciales |
| Tareas | Organizar acciones pendientes |
| Casos | Gestionar solicitudes o incidencias |
| Informes | Analizar información almacenada |
| Paneles | Visualizar indicadores mediante gráficos |
Los nombres, campos y opciones disponibles pueden variar porque Salesforce permite personalizar ampliamente cada organización según las necesidades de la empresa.
Cómo trabajar en Salesforce paso a paso 🚀
Si acabas de empezar, lo más recomendable es aprender primero las acciones que utilizarás durante tu trabajo cotidiano.
1. Inicia sesión en Salesforce
- Accede a la dirección de Salesforce proporcionada por tu empresa e introduce tus credenciales.
- Completa la verificación de identidad si tu organización utiliza autenticación adicional.
- Comprueba que estás trabajando en la organización correcta antes de modificar información.
Una vez dentro podrás ver una página de inicio cuya apariencia dependerá de las aplicaciones, permisos y configuraciones habilitadas para tu usuario.
2. Familiarízate con el menú de navegación
Utiliza la barra de navegación superior para cambiar rápidamente entre los diferentes apartados disponibles en tu aplicación.
Puedes encontrar elementos como Inicio, Cuentas, Contactos, Candidatos, Oportunidades, Tareas e Informes, aunque tu empresa puede mostrar opciones diferentes.
El Iniciador de aplicaciones también permite acceder a otras aplicaciones y herramientas de Salesforce habilitadas para tu cuenta.
3. Busca información antes de crear registros 🔎
Antes de añadir una empresa, contacto o cliente potencial nuevo, utiliza el buscador de Salesforce para comprobar si ese registro ya existe.
Evitar registros duplicados es fundamental para mantener una base de datos limpia, organizada y útil para todos los usuarios.
Introduce nombres, empresas, teléfonos o correos electrónicos para localizar rápidamente los registros relacionados.
4. Trabaja con cuentas y contactos 👤
Las cuentas suelen representar empresas u organizaciones, mientras que los contactos representan personas asociadas a ellas.
Para crear un registro puedes seguir estos pasos:
- Entra en Cuentas o Contactos desde la barra de navegación.
- Pulsa el botón Nuevo.
- Completa los campos obligatorios indicados en el formulario.
- Añade toda la información adicional que pueda resultar útil.
- Revisa cuidadosamente los datos introducidos.
- Pulsa Guardar para crear el registro.
Mantener actualizados datos como el correo electrónico, teléfono, cargo, empresa y responsable del registro facilitará el trabajo posterior.
Cómo gestionar oportunidades en Salesforce 💼
Las oportunidades permiten organizar y realizar el seguimiento de posibles operaciones comerciales durante las diferentes fases del proceso de venta.
Una oportunidad puede incluir información como el cliente, importe previsto, fecha estimada de cierre, etapa comercial y responsable.
Para trabajar con una oportunidad puedes seguir este procedimiento:
- Accede al apartado Oportunidades.
- Abre una oportunidad existente o pulsa Nueva.
- Introduce el nombre de la oportunidad.
- Selecciona la cuenta relacionada.
- Introduce el importe estimado cuando corresponda.
- Selecciona la etapa actual del proceso.
- Añade una fecha prevista de cierre.
- Guarda los cambios realizados.
Actualizar regularmente la etapa y los datos de cada oportunidad ayuda a mantener una visión realista del estado del proceso comercial.
Cómo registrar llamadas, reuniones y tareas 📞
Salesforce puede utilizarse como centro de seguimiento para registrar las actividades realizadas con clientes y clientes potenciales.
Cuando realices una llamada puedes registrarla dentro del contacto, cuenta u oportunidad correspondiente para que otros usuarios puedan consultar posteriormente qué ocurrió.
También puedes crear tareas con fechas de vencimiento para recordar llamadas, seguimientos, envío de propuestas o cualquier acción pendiente.
Una rutina especialmente útil consiste en revisar tus tareas al comenzar la jornada y actualizar Salesforce inmediatamente después de cada interacción importante con un cliente.
Cómo utilizar informes en Salesforce 📊
Los informes de Salesforce permiten organizar y analizar la información almacenada utilizando diferentes filtros, agrupaciones y criterios.
Dependiendo de tus permisos, puedes utilizar informes existentes o crear nuevos informes adaptados a la información que necesitas consultar.
Para empezar puedes seguir estos pasos:
- Accede a la pestaña Informes.
- Busca primero un informe existente relacionado con tus necesidades.
- Pulsa Nuevo informe si necesitas crear uno diferente.
- Selecciona el tipo de informe apropiado.
- Añade los campos que quieras visualizar.
- Configura los filtros necesarios.
- Ejecuta el informe para comprobar los resultados.
- Guarda el informe con un nombre descriptivo.
Los informes pueden ayudarte a identificar oportunidades abiertas, actividades pendientes, resultados comerciales y tendencias sin tener que revisar manualmente cada registro.
Cómo utilizar los paneles de Salesforce 📈
Los paneles o dashboards transforman la información de los informes en gráficos y componentes visuales fáciles de interpretar.
Puedes utilizarlos para consultar rápidamente indicadores relacionados con ventas, oportunidades, actividad comercial, rendimiento o atención al cliente.
Si tu empresa ya dispone de paneles configurados, revisarlos periódicamente puede ayudarte a detectar rápidamente cambios importantes en tus resultados.
Aprende Salesforce gratis con Trailhead 🎓
Si quieres aprender cómo trabajar en Salesforce mediante ejercicios prácticos, puedes utilizar Salesforce Trailhead, la plataforma de aprendizaje oficial dedicada al ecosistema Salesforce.
Dentro de Trailhead encontrarás contenidos relacionados con CRM, cuentas, contactos, candidatos, oportunidades, informes, administración, automatización y desarrollo.
Una buena estrategia consiste en empezar por los módulos de fundamentos de Salesforce CRM y avanzar progresivamente hacia las funciones específicas que necesites utilizar en tu puesto.
Consejos para trabajar mejor en Salesforce ✅
Trabajar correctamente en Salesforce no consiste únicamente en aprender dónde está cada botón, sino también en mantener información fiable y actualizada.
- Actualiza los registros después de cada interacción relevante para evitar olvidar información importante.
- Busca antes de crear nuevos registros para reducir la aparición de contactos o empresas duplicados.
- Completa correctamente los campos importantes aunque algunos no sean obligatorios.
- Utiliza tareas y fechas de seguimiento para organizar tu actividad diaria.
- Mantén actualizadas las oportunidades para reflejar su situación comercial real.
- Consulta informes y paneles periódicamente para comprobar tus resultados.
- Respeta los procedimientos internos de tu empresa porque cada organización puede configurar Salesforce de manera diferente.
- Utiliza Trailhead para practicar aquellas funciones que todavía no controles.
¿Es difícil aprender a trabajar con Salesforce? 🤔
Salesforce puede resultar abrumador durante los primeros días porque reúne muchas funciones y cada empresa puede adaptar considerablemente su entorno.
Sin embargo, si empiezas dominando cuentas, contactos, oportunidades, actividades, tareas e informes, podrás desenvolverte con mayor facilidad en la mayoría de las tareas habituales.
No necesitas aprender todas las herramientas desde el principio, ya que resulta mucho más efectivo dominar primero las funciones relacionadas directamente con tu puesto de trabajo.
Conclusión
Saber cómo trabajar en Salesforce implica comprender cómo está organizada la información y adquirir una rutina para registrar correctamente clientes, actividades, oportunidades y tareas.
Empieza familiarizándote con la navegación, aprende a trabajar con cuentas y contactos, utiliza las oportunidades para realizar seguimientos comerciales y aprovecha tareas, informes y paneles para organizar tu jornada.
Con práctica constante y el apoyo de Trailhead, podrás utilizar Salesforce de forma cada vez más rápida, organizada y eficiente en tu trabajo diario.